Blog - Russell Colombia .

Cumplimiento corporativo de obligaciones societarias

 

 

¿Sabía usted que las sociedades en Colombia deben cumplir con una serie de obligaciones legales a fin de evitar sanciones por parte de las autoridades colombianas?

En Colombia existen diversas actividades y obligaciones en cabeza de las sociedades, las cuales garantizan el orden y la eficiencia administrativa y financiera de las compañías. Su cumplimiento es vigilado por las autoridades societarias y corporativas, quienes están facultadas para imponer multas y sanciones en caso de incumplimiento. En virtud de lo anterior, las obligaciones con las que deben cumplir, a fin de evitar sanciones, son las siguientes:

 

 

OBLIGACIONES SOCIETARIAS:

 

1. Inscripción de libros de comercio: Con respecto a lo establecido en el Decreto 019 de 2012 y en el Art 29 del Código de Comercio, es deber de los comerciantes realizar el registro de socios o accionistas y de las actas de asamblea y juntas de socios ante la Cámara de Comercio, con el fin de otorgarle a dichos documentos efectos legales frente a terceros. Su incumplimiento puede acarrear sanciones por parte de los órganos encargados de control, inspección y vigilancia como la Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Celebración de la Asamblea ordinaria de Accionistas o Junta de socios: De igual forma las sociedades deben celebrar anualmente la Asamblea Ordinaria de Accionistas o la Junta General Ordinaria de socios tal como lo establece el Art 422 del Código de Comercio, con el fin de examinar los estados financieros y el informe de gestión de la sociedad, lo que deberá consignarse en un acta de la reunión. Debe ser realizada en los 3 primeros meses del año y de no ser así, la asamblea deberá reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10:00 am., en las oficinas del domicilio principal de la sociedad. Su no celebración impide la aprobación y publicación de los estados financieros de la sociedad y puede traer como consecuencia la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades de hasta 200 SMLMV. 

3. Informe de gestión del representante legal: El representante legal como Administrador de la sociedad, debe rendir cuenta de su gestión ante el máximo órgano societario. En este documento se debe dar fe del cumplimiento de las normas de derechos de autor y factoring por parte de la sociedad.

4. Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio: Como consecuencia de la celebración de la Asamblea de accionistas o la junta de socios y tal como lo establece el Art 41 de la Ley 222 de 1995, debe realizarse el depósito de los estados financieros a más tardar el mes siguiente a la celebración de la reunión. Si no se publican los estados financieros, adicional a las sanciones que puede imponer la superintendencia de sociedades, los administradores y el revisor fiscal deberán responder por los perjuicios que la sociedad pueda causarle a terceros por su no divulgación.

5. Renovación de matrícula mercantil: Cada año, los comerciantes deben cumplir con la renovación de su matricula mercantil y de la de sus establecimientos de comercio a más tardar el 31 de marzo , en la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y en la que se encuentren registrados los establecimientos de comercio. La matrícula tiene como propósito acreditar la calidad de comerciante. El incumplimiento de esta obligación, puede acarrear multas de hasta 17 SMLMV por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. RUT – Registro Único Tributario: Respecto a la resolución 01767 del 28 de febrero de 2006 de la DIAN, las personas que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados y apoderados que deban suscribir declaraciones tributarias, presentar información y cumplir con deberes formales en materia tributaria, aduanera y cambiaria, deberán inscribirse en el RUT. Y por otro lado, deberá renovarse cuando se adquieran nuevas responsabilidades en materia tributaria, cambiaria o aduanera.

 

OBLIGACIONES ESPECIALES A LA INVERSIÓN EXTRANJERA:

 

1. Conciliación patrimonial ante el Banco de la República (Actualización del Registro de la Inversión Extranjera – Formulario 15): Las empresas receptoras de inversión extranjera del régimen general y las sucursales de sociedades extranjeras de régimen general, que no tengan la obligación de informar sobre sus estados financieros a la SIC, deberán transmitir vía electrónica el Formulario 15, al departamento de cambios internacionales del Banco de la República, teniendo en cuenta los siguientes plazos establecidos en la circular DCIN 83 modificada por el boletín 13 del 7 de abril de 2017: 

  • Para las empresas receptoras de inversión extranjera cuyo número de NIT termine en número par, el plazo será hasta el 15 de julio de cada año.
  • Para las empresas receptoras de inversión extranjera cuyo número de NIT termine en número impar, el vencimiento será el 15 de agosto de cada año.

2. Contar con un apoderado en Colombia para efectos cambiarios, facultado para ejercer la representación del inversionista extranjero ante las autoridades de
control.

 

OBLIGACIONES CON LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

 

1. Política de tratamiento de datos personales: La sociedades deben tener implementada la Política de Tratamiento de Datos Personales establecida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, referente a la recolección, uso y transferencia de los mismos, por la autorización que ha sido otorgada por los
titulares de la información.

2. Sistema de Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD: Las personas jurídicas privadas que estén inscritas en las Cámaras de Comercio, deberán tener inscritas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

 

Ampliación del hecho generador del IVA

Dentro del hecho generador del IVA se incluyen nuevos supuestos que dan lugar al pago del impuesto. Así las cosas, a partir del 1 de enero, causan el impuesto:

 

  • La prestación de servicios desde el exterior, antes solo los servicios prestados en el territorio nacional, salvo algunas excepciones.
  • La venta de inmuebles, salvo los expresamente excluidos; antes solo se encontraban gravados la venta de bienes corporales muebles.
  • La venta o cesiones de derechos intangibles, asociados con la propiedad industrial Juegos de suerte y azar con excepción de las loterías y juegos de azar operados por internet, en este punto, en vez de quitar la excepción, como era la propuesta, se genera una nueva para los juegos operados por internet.

 

La prestación de servicios desde el exterior como nuevo hecho generador del IVA

 

Esta modificación representa el cambio más relevante introducido. Anteriormente, solo se encontraban gravados en el país los servicios prestados desde el exterior si eran parte del listado taxativo, donde estaban los servicios profesionales de consultoría, asesoría y auditoría y el licenciamiento de intangibles. Ahora, se cambia el paradigma, pues pasa de ser una norma de excepción a ser la regla general.

En este orden, por servicios prestados desde el exterior se entenderán aquellos prestados, licenciados o adquiridos en el territorio nacional y causarán el respectivo impuesto cuando el usuario directo o destinatario de los mismos tenga su residencia fiscal, domicilio, establecimiento permanente, o la sede de su actividad económica en el territorio nacional.

Bajo esta concepción se incluye la cesión de derechos como modalidad de servicios.

Esta definición se adopta en un sentido amplio, pues siempre que el servicio se preste en el exterior, pero el beneficio del mismo se encuentre en el país, este servicio se entenderá gravado en Colombia. Con esta medida se adopta el principio de imposición en el país de destino, que tradicionalmente ha estado asociado a la venta de mercancías, y bajo el cual, donde se realice el consumo es donde debería generarse la tributación. En suma, queda sujeta a imposición la operación cuando el destinatario y el usuario del servicio se encuentren localizados en el territorio nacional.

En este sentido, habrá operaciones que se encuentren gravadas con el impuesto a las ventas y no con el impuesto de renta. Pues en materia de impuesto de renta, el servicio solo se grava en Colombia en la medida que se consideren de fuente nacional, lo cual se da cuando el servicio se presta en Colombia o cuando el servicio inicia en el exterior pero termina en Colombia, este último evento se da expresamente cuando la ley lo determina, como es el caso de los servicios técnicos, la asistencia técnica y la consultoría.

Para aquellos prestadores de servicios desde el exterior, la ley prevé la obligación de declarar y pagar el IVA de acuerdo a las condiciones que fije la DIAN. De igual forma, esta entidad, señalará de manera taxativa el listado de prestadores de servicios desde el exterior a los que se les deberá practicar retención. Puede que estemos a años luz de que se emitan estas resoluciones, por la complejidad que representa, sin embargo este tema, deberá ser sujeto de reglamentación por ser una disposición que tiene un alcance extraterritorial.

El IVA debe ser asumido por el contratante en el momento del reconocimiento del gasto, quien debe reportarla mensualmente dentro de la declaración retención en la fuente, para luego imputarla como un impuesto descontable dentro de la declaración del IVA.

La obligación de retener surge cuando un “responsable del régimen común”, antes un “adquirente”, contrate servicios gravados en el país.

Con el cambio de noción de “adquirente” a “responsable del régimen común”, hace que ya no opere la obligación de retener por parte de los responsables del régimen simplificado o a quienes se dedican exclusivamente al ejercicio de actividades no gravadas o excluidas con el impuesto.

Los servicios técnicos adquiridos desde el exterior, por una posición del Consejo de Estado, no generaban impuesto sobre las ventas en Colombia, pero con esta modificación, de ahora en adelante estos servicios así como cualquier otro tipo de servicio consumido en el país, generara la retención en la fuente de IVA.

La excepción a esta regla será cuando el servicio sea prestado y consumido en el exterior. Tal es el caso de los servicios de capacitación presencial, donde el consumidor se desplaza hacia el exterior, usando allí el servicio contratado. O cuando se adquiera un servicio excluido con el impuesto a las ventas.

 

Es importante resaltar que con la ley 1819 se adicionan nuevos servicios excluidos (Art. 187), tal es el caso de:

 

  • Los servicios de educación virtual para el desarrollo de contenidos digitales, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio TIC, prestados en Colombia o en el exterior.
  • Suministro de páginas web, servidores (hosting), computación en la nube (cloud computing) y mantenimiento a distancia de programas y equipos.
  • Adquisición de licencias de software para el desarrollo comercial de contenidos digitales, de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio TIC.
  • Los servicios de reparación y mantenimiento de naves y artefactos navales tanto marítimos como fluviales de bandera Colombiana, excepto los servicios que se encuentran en el literal P) del numeral 3 del artículo 477 del Estatuto Tributario.

 

Esta retención tiene efectos inmediatos, y no debe confundirse con la prevista en el nuevo numeral 8 del 437-2, bajo el cual, los servicios que se pueden denominar como de economía digital, particularmente, suministro de servicios audiovisuales, servicios de plataforma de distribución digital de aplicaciones móviles, suministro de servicios de publicidad online, enseñanza o entrenamiento a distancia, los cuales quedan sometidos a retención en la fuente a través del emisor de las tarjetas (débito, crédito o prepago), recaudadores de efectivo a cargo de terceros, y demás que designe la DIAN, cuya vigencia esta diferida a 18 meses.

Últimos días de amnistía....

El 29 de abril se vence el plazo para acogerse a la primera amnistía, recordemos que con la expedición de la ley 1819 se introdujeron diferentes medidas de saneamiento, entre ellas la posibilidad de presentar sin sanciones e intereses de las declaraciones de retención en la fuente y autorretenciones de CREE, respecto a las cuales se haya configurado la ineficacia, principalmente por no haber pagado estas declaraciones antes del plazo previsto por el Gobierno Nacional, de igual forma, por aquellas declaraciones de IVA presentadas en un periodo diferente al obligado, las cuales se consideran no producen efecto legal alguno.

En estricto sentido, en estos casos, se entiende que el contribuyente se encuentra omiso, por haber incumplido el deber de declarar, y por tanto hace procedente la aplicación de sanciones.

En virtud de la reforma, se pueden presentar estas declaraciones sin sanciones ni intereses, siempre y cuando se pague el valor total del impuesto a cargo y se presente la declaración correspondiente.

 

De ahí, que los invitemos a acogerse a esta amnistía, que insistimos está prevista hasta el próximo 29 de abril.


 

 

 

 

 

Nueva resolución que direcciona el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST

SABIA QUE... Todas las empresas constituidas en Colombia, deben cumplir con los estándares mínimos del sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo?

Vineta-16

 

El Ministerio de Trabajo en el Decreto 52 de 2017, estableció como fecha límite el 31 de Mayo del presente año para sustituir el programa de Salud ocupacional por el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo; a partir del 1 de Junio, las empresas (empleadores y contratantes) deberán implementar y ejecutar por fases dicho sistema, de acuerdo a lo anterior, fue publicada la Resolución 1111 de 2017 el pasado 27 de Marzo, la cual también establece los estándares mínimos que las empresas están obligadas a cumplir, estos estándares son definidos como el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento a través de los cuales se registra, verifica y controla:

 

condiciones-sgsst

 

Es importante destacar que antes del 1 de Junio de 2017, las empresas constituidas en Colombia deben demostrar la ejecución del Programa de salud ocupacional (Resolución 1016 de 1989) mediante evidencias que permitan verificar el cumplimiento de las normas legales vigentes aplicables en Riesgos laborales, por lo tanto, el hecho de no cumplir tales requerimientos, como por ejemplo, la elección y funcionamiento del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, programas de inducción y capacitación, actividades de prevención y respuesta ante emergencias, implementación de medidas de seguridad, entre otras directrices, puede acarrear multas y sanciones hasta de 500 SMLV, de acuerdo a los criterios de graduación establecidos por el Ministerio de Trabajo (Decreto 1072 de 2015, art. 2.2.4.11.5), suspensión de actividades o cierre de la organización.

Así mismo, las empresas y contratantes han venido trabajando en la transición e implementación de los requerimientos del Decreto 1072 de 2015 (artículos 2.2.4.6.1 al 2.2.4.6.37), lo que representa una gran ventaja para el cumplimiento de los estándares mínimos establecidos en la Res. 1111 de 2017. Vineta-44Para el cumplimiento de dichos estándares, de acuerdo al artículo 3 de esta Resolución, cada empresa debe desarrollar de manera exclusiva, particular y con recursos propios el diseño, implementación y ejecución del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual debe tener una cobertura en todos los turnos y centros de trabajo; por lo que debe contar con personal idóneo y capacitado para su implementación, de acuerdo al número de trabajadores contratados y al nivel de riesgo.

Dentro de las cinco fases que fueron establecidas para la transición e implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, teniendo en cuenta los estándares mínimos (artículo 10 de la Res. 1111 de 2017), las dos primeras corresponden a la evaluación inicial cuyo periodo comienza en el mes de Junio y va hasta el mes de Agosto de 2017, seguida por la fase del plan de mejoramiento con tiempo de ejecución desde Septiembre hasta Diciembre de 2017, en la que las empresas deberán contar con: la autoevaluación de los estándares mínimos, el plan de mejora conforme a los resultados de la evaluación inicial, el diseño del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST y con el plan de trabajo anual para el año siguiente (2018).


De acuerdo a lo anterior el cronograma que ha reglamentado el Ministerio de Trabajo, para la implementación del Sistema de Gestión, deberá cumplirse de manera coordinada en todas las empresas o contratantes que operen actualmente en Colombia.

Aspectos relevantes del aumento de la tarifa general del IVA

La tarifa general del impuesto tiene un incremento, pasa del 16% al 19%. En esta modificación, se estima va a estar el mayor recaudo producto de esta iniciativa. De estos tres puntos de IVA adicionales, un punto, el denominado IVA social, tiene una destinación específica:


El 0.5% para el sistema de seguridad social en salud, y el 0.5% adicional para la educación superior pública.


Se estima que va a aportar 1.3 billones adicionales a cada uno de estos sectores.


Con el fin de evitar traumatismos por el cambio de tarifa, se introdujeron algunas medidas transitorias asi:

  • En el caso de los establecimientos de venta directa al público los bienes y mercancía premarcadas se permitía su venta hasta el 31 de enero con una tarifa del 16%. En doctrina de la DIAN aclaran que también aplica para tiendas virtuales. Si bien la norma cobija también a los servicios, esta solo hace alusión a los servicios exhibidos al público, lo que hace que en la práctica, no sea aplicable este tratamiento especial.
  • Para los contratos suscritos con las entidades públicas antes de la vigencia de la ley, quedan cobijados con la tarifa vigente a la fecha del contrato o resolución de adjudicación. En caso de realizar alguna adición, esta quedaría cobijada con la nueva tarifa de IVA aplicable.
  • Para los contratos de infraestructura estabilizan el régimen vigente a la fecha del contrato, esto significa no solo la tarifa, sino también incluye todos los elementos, que conforman el régimen. Algunos han considerado que al estabilizar el régimen, en las adquisiciones que hagan de bienes y servicios se les debe cobrar la tarifa del 16% y no del 19%.
  • Dado que durante enero se mantiene en algunos casos la tarifa del 16%, significa que en el periodo de la declaración, bien sea esta cuatrimestrales o anual, van a coexistir dos tarifas generales de IVA, mediante doctrina se aclara que se deberán declarar en una sola declaración.
  • Para los servicios prestados en 2016 sobre los cuales no ha llegado la factura, estos, independientemente de la fecha de la factura, si se terminaron de prestar en el 2016, la tarifa aplicable es del 16%, así la factura se haya expedido en 2017.
  • Igual situación pasa con los bienes vendidos que hayan sido entregados antes del 31 de diciembre, el IVA aplicable es el vigente a la fecha de la entrega, independiente si se han facturado o no. Estas dos últimas situaciones están alineadas con el nuevo parágrafo del Art. 771-2 donde reconoce los efectos fiscales de los costos y gastos devengados así la factura de venta haga alusión a un periodo o año diferente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta.
  • Para el caso de las devoluciones, la reversión de la transacción inicial, se realiza con la tarifa que fue cobrada, esto significa que si en la operación se generó un IVA del 16% en el momento de anularse, esta se realiza a la tarifa cobrada y no al 19%.
  • En los servicios integrales de aseo y cafetería, de vigilancia, servicios temporales, cooperativas y precoperativas de trabajo asociado sindicatos bajo el artículo 462-1 se establece una tarifa especial del 16%, pues este artículo dentro de su texto señala expresamente la tarifa aplicable, a su vez se modificó un parágrafo sin hacer alusión alguna a esta tarifa. Podría pensarse que con la modificación de la tarifa general quedarían sujetos a esta nueva tarifa, sin embargo, por ser una norma especial esta situación va a ser objeto de discusión.

 

Ampliación del hecho generador

Dentro del hecho generador del IVA se incluyen nuevos supuestos que dan lugar al pago del impuesto. Así las cosas, a partir del 1 de enero, causan el impuesto:

  • La prestación de servicios desde el exterior, antes solo los servicios prestados en el territorio nacional, salvo algunas excepciones.
  • La venta de inmuebles, salvo los expresamente excluidos; antes solo se encontraban gravados la venta de bienes corporales muebles.
  • La venta o cesiones de derechos intangibles, asociados con la propiedad industrial
  • Juegos de suerte y azar con excepción de las loterías y juegos de azar operados por internet, en este punto, en vez de quitar la excepción, como era la propuesta, se genera una nueva para los juegos operados por internet.

Al incluir nuevos hechos gravados se adecua la redacción del artículo 421, que regula los hechos que se consideran venta. De esta forma se incluye la venta de inmuebles y la venta o cesión de derechos e intangibles. En la incorporación de bienes incluye la palabra creación, la cual se entiende esta asociada a los intangibles, de esta forma, la incorporación de bienes para la creación de un intagible se considerará una venta y por tanto causará el impuesto. Adicionalmente, se incorpora un parágrafo en el cual se señala expresamente que no se considera venta para efectos del impuesto sobre las ventas, y por tanto no lo causa, la donación, la asignación y la entrega de mercancías aprehendidas, decomisadas o abandonadas a favor de la Nación que adelanten entidades estatales.

Explora el mundo de Russell Bedford

Escríbanos

Nombre(*)
Please type your full name.

Correo(*)
Invalid email address.

Mensaje
Invalid Input

  

SiteLock      © 2016 Russell Bedford Colombia