Cumplimiento corporativo de obligaciones societarias .

Cumplimiento corporativo de obligaciones societarias

 

 

¿Sabía usted que las sociedades en Colombia deben cumplir con una serie de obligaciones legales a fin de evitar sanciones por parte de las autoridades colombianas?

En Colombia existen diversas actividades y obligaciones en cabeza de las sociedades, las cuales garantizan el orden y la eficiencia administrativa y financiera de las compañías. Su cumplimiento es vigilado por las autoridades societarias y corporativas, quienes están facultadas para imponer multas y sanciones en caso de incumplimiento. En virtud de lo anterior, las obligaciones con las que deben cumplir, a fin de evitar sanciones, son las siguientes:

 

 

OBLIGACIONES SOCIETARIAS:

 

1. Inscripción de libros de comercio: Con respecto a lo establecido en el Decreto 019 de 2012 y en el Art 29 del Código de Comercio, es deber de los comerciantes realizar el registro de socios o accionistas y de las actas de asamblea y juntas de socios ante la Cámara de Comercio, con el fin de otorgarle a dichos documentos efectos legales frente a terceros. Su incumplimiento puede acarrear sanciones por parte de los órganos encargados de control, inspección y vigilancia como la Superintendencia Financiera, Superintendencia de Sociedades o la Superintendencia de Industria y Comercio.

2. Celebración de la Asamblea ordinaria de Accionistas o Junta de socios: De igual forma las sociedades deben celebrar anualmente la Asamblea Ordinaria de Accionistas o la Junta General Ordinaria de socios tal como lo establece el Art 422 del Código de Comercio, con el fin de examinar los estados financieros y el informe de gestión de la sociedad, lo que deberá consignarse en un acta de la reunión. Debe ser realizada en los 3 primeros meses del año y de no ser así, la asamblea deberá reunirse por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10:00 am., en las oficinas del domicilio principal de la sociedad. Su no celebración impide la aprobación y publicación de los estados financieros de la sociedad y puede traer como consecuencia la imposición de sanciones por parte de la Superintendencia de Sociedades de hasta 200 SMLMV. 

3. Informe de gestión del representante legal: El representante legal como Administrador de la sociedad, debe rendir cuenta de su gestión ante el máximo órgano societario. En este documento se debe dar fe del cumplimiento de las normas de derechos de autor y factoring por parte de la sociedad.

4. Depósito de los Estados Financieros en la Cámara de Comercio: Como consecuencia de la celebración de la Asamblea de accionistas o la junta de socios y tal como lo establece el Art 41 de la Ley 222 de 1995, debe realizarse el depósito de los estados financieros a más tardar el mes siguiente a la celebración de la reunión. Si no se publican los estados financieros, adicional a las sanciones que puede imponer la superintendencia de sociedades, los administradores y el revisor fiscal deberán responder por los perjuicios que la sociedad pueda causarle a terceros por su no divulgación.

5. Renovación de matrícula mercantil: Cada año, los comerciantes deben cumplir con la renovación de su matricula mercantil y de la de sus establecimientos de comercio a más tardar el 31 de marzo , en la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad y en la que se encuentren registrados los establecimientos de comercio. La matrícula tiene como propósito acreditar la calidad de comerciante. El incumplimiento de esta obligación, puede acarrear multas de hasta 17 SMLMV por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. RUT – Registro Único Tributario: Respecto a la resolución 01767 del 28 de febrero de 2006 de la DIAN, las personas que actúan en calidad de representantes legales, mandatarios, delegados y apoderados que deban suscribir declaraciones tributarias, presentar información y cumplir con deberes formales en materia tributaria, aduanera y cambiaria, deberán inscribirse en el RUT. Y por otro lado, deberá renovarse cuando se adquieran nuevas responsabilidades en materia tributaria, cambiaria o aduanera.

 

OBLIGACIONES ESPECIALES A LA INVERSIÓN EXTRANJERA:

 

1. Conciliación patrimonial ante el Banco de la República (Actualización del Registro de la Inversión Extranjera – Formulario 15): Las empresas receptoras de inversión extranjera del régimen general y las sucursales de sociedades extranjeras de régimen general, que no tengan la obligación de informar sobre sus estados financieros a la SIC, deberán transmitir vía electrónica el Formulario 15, al departamento de cambios internacionales del Banco de la República, teniendo en cuenta los siguientes plazos establecidos en la circular DCIN 83 modificada por el boletín 13 del 7 de abril de 2017: 

  • Para las empresas receptoras de inversión extranjera cuyo número de NIT termine en número par, el plazo será hasta el 15 de julio de cada año.
  • Para las empresas receptoras de inversión extranjera cuyo número de NIT termine en número impar, el vencimiento será el 15 de agosto de cada año.

2. Contar con un apoderado en Colombia para efectos cambiarios, facultado para ejercer la representación del inversionista extranjero ante las autoridades de
control.

 

OBLIGACIONES CON LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO:

 

1. Política de tratamiento de datos personales: La sociedades deben tener implementada la Política de Tratamiento de Datos Personales establecida en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, referente a la recolección, uso y transferencia de los mismos, por la autorización que ha sido otorgada por los
titulares de la información.

2. Sistema de Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD: Las personas jurídicas privadas que estén inscritas en las Cámaras de Comercio, deberán tener inscritas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

 

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