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Depósito de los estados financieros

mayo 2019


Por regla general, los Estados Financieros por disposición legal deberán depositarse en la Cámara de Comercio del domicilio social de la compañía, de conformidad con lo indicado por el Artículo 41 de la ley 222 de 1995. Sin perjuicio de lo anterior, es necesario indicar que el mismo artículo 41 establece que si las sociedades se encuentren vigiladas por otras entidades, podrán establecer casos en los cuales no se exija este depósito, como bien nos permitimos transcribir a continuación:

“…Sin embargo, las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional. También podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios.”

Por lo señalado y de acuerdo con la Superintendencia de Sociedades, las compañías obligadas a depositar sus EEFF en la superintendencia, no están obligados a depositarlos también en la Cámara de Comercio. Como consecuencia se debe precisar que el Decreto 4350 de 2006 y la ley 1258 de 2008, así como  la Circular Externa No. 201 - 000005 del 09 de noviembre del año 2018, expedida por la Superintendencia de Sociedades, indica que las entidades que deberán depositar sus EEFF en la Superintendencia son las sociedades que sean controladas, vigiladas e inspeccionadas por esté ente de control. Sin embargo, las entidades inspeccionadas solo deberán depositar sus EEFF a requerimiento de su ente de inspección. Frente a lo señalado, se hace indispensable precisar que las Sociedades por Acciones Simplificadas están sometidas a inspección de la Superintendencia de Sociedades por lo cual deberán depositar sus Estados Financieros en la Superintendencia de Sociedades, siempre y cuando sean requeridas.

 

De acuerdo a lo expuesto con anterioridad, la sociedad tendría la obligación de depositar EEFF del año 2018 en la Cámara de Comercio de Bogotá dentro del mes siguiente a su aprobación si no está obligada a depositarlos en la Superintendencia de Sociedades o ante otro ente de vigilancia. El depósito ante la Cámara de Comercio se podrá hacer de manera virtual o física mediante una carta firmada por el Representante Legal de la empresa en donde se manifieste que va a realizarse el depósito de los estados financieros, teniendo en cuenta las siguientes observaciones:

  • Los Estados financieros pueden presentarse en copia, fotocopia simple o autenticada.
  • Se debe indicar el nombre del Estado Financiero a depositar en cada uno de ellos
  • Se debe indicar la fecha a la que corresponden
  • Los estados financieros deben venir suscritos por el Revisor Fiscal o Contador Público y el Representante Legal de la empresa.
  • Deben ser completamente nítidos.

 

Vale precisar que por el incumplimiento de esta obligación, la Superintendencia de Sociedades tiene la facultad de sancionar a los obligados al depósito de los EEFF con multas que  podrán ascender hasta la suma de 200 smmlv. (Numeral 3 del Artículo 86 de la ley 222 de 1995)

 

Nuestras opiniones se basan en una razonable interpretación de las normas vigentes. Es posible que las autoridades de control no la compartan y se genere por ello una disparidad de criterios, sin embargo, consideramos que tiene soporte legal para ser debatida ante las autoridades administrativas o jurisdiccionales.

 

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