El Decreto 1040 de 2026 ya está vigente y trae una obligación concreta para las empresas que consiste en tener una política y un protocolo para prevenir y atender el acoso y la violencia en el trabajo, la violencia basada en género y la discriminación.
No basta con tener Comité de Convivencia Laboral, tampoco con una política general de respeto o una cláusula en el reglamento interno.
La empresa debe tener los dos documentos, socializarlos y demostrar que los está aplicando.
La obligación central: Los dos documentos, no uno.
El artículo 2.2.1.8.2.1 del decreto establece una obligación concreta para los empleadores públicos y privados: contar con una política y un protocolo para prevenir y atender el acoso y la violencia, la violencia basada en género y la discriminación en el trabajo. Aunque están relacionados, son dos instrumentos distintos, con finalidades diferentes, y ambos son obligatorios. A continuación, se explica en qué consiste cada uno:
| Política | Protocolo | |
| ¿Qué es? | Las reglas y compromisos de la empresa para prevenir estas conductas. | La ruta que debe seguir la empresa cuando se presenta un caso. |
| ¿Qué debe dejar claro? | Qué conductas no se toleran, cuáles son los derechos y deberes y qué hará la empresa para prevenirlas. | Cómo se presenta una queja, quién la recibe, cómo se atiende y qué medidas se pueden tomar. |
| ¿Qué incluye? | Prevención, capacitación, seguimiento y articulación con el SG-SST y el Comité de Convivencia Laboral. | Canales confidenciales, responsables, investigación, medidas de protección y cierre del caso. |
| En palabras simples | Define las reglas. | Define qué hacer cuando algo sucede. |
Una vez listos estos documentos, la empresa debe publicarlos, explicarlos y asegurarse de que las personas sepan cómo utilizarlos. Además, deben revisarse cada año y acompañarse de espacios de formación.
¿Qué pasa si la empresa no cumple?
El parágrafo del artículo 2.2.1.8.2.1 establece que el Ministerio del Trabajo podrá sancionar a las empresas que no cuenten con la política y con el protocolo o que no puedan demostrar su socialización, en los términos de los artículos 485 y 486 del Código Sustantivo del Trabajo.
¿De cuánto puede ser la sanción? La remisión al artículo 486 permite la imposición de multas entre uno (1) y cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes, según la gravedad de la infracción y mientras esta subsista.
Así las cosas, no es necesario esperar a que ocurra un caso de acoso, violencia o discriminación para que exista el riesgo. En una actuación del Ministerio, la falta de estos instrumentos o de la evidencia de que no fueron debidamente socializados puede ser suficiente para que la autoridad decida imponer una sanción administrativa.
Aunado a lo anterior, la empresa debe estar en capacidad de demostrar que la ruta funciona en la práctica. Esto implica acreditar que, ante una queja, esta fue recibida y tramitada correctamente, que se adoptaron oportunamente las medidas de protección necesarias y que se cumplieron los términos y garantías establecidos en el decreto.
Especial atención a los seis meses siguientes a una queja.
Hay un punto adicional que las áreas de talento humano deben tener en el radar. El Decreto establece una protección especial frente a la terminación unilateral del contrato o la destitución de quien haya presentado una queja relacionada con las conductas reguladas por dicho decreto.
Esta protección opera durante los seis meses siguientes a la presentación de la queja, siempre que se cumplan las condiciones previstas en la norma, entre ellas, que los hechos sean verificados por la autoridad judicial, administrativa o de control competente.
¿Qué significa esto para la empresa? Que una decisión de terminación durante ese período debe manejarse con especial cuidado. Si existen razones objetivas y ajenas a la queja para terminar el vínculo, estas deben estar debidamente sustentadas y documentadas, de manera que la empresa pueda demostrar con claridad las razones de su decisión.
¿Cuánto tiempo tienen las empresas para ajustarse?
El Decreto 1040 de 2026 rige desde su publicación, esto es, el 5 de agosto de 2026, y no estableció un período de transición para que las empresas implementen estas obligaciones.
Por lo anterior, no conviene esperar una visita del Ministerio del Trabajo o la presentación de una queja para empezar a revisar el cumplimiento. La empresa deberá estar en capacidad de acreditar desde ahora que cuenta con la política y el protocolo y que estos han sido debidamente implementados y socializados.
¿Qué deberán revisar las empresas desde ahora?
El primer paso es identificar si la empresa ya cumple o si tiene brechas frente a las nuevas obligaciones. En particular, se recomienda revisar:
- Política y protocolo: verificar que existan los dos documentos y que su contenido responda a las exigencias del Decreto 1040 de 2026.
- Reglamento y contratos: Revisar el Reglamento Interno de Trabajo y los contratos de trabajo y de prestación de servicios para incorporar los ajustes que correspondan de acuerdo con el decreto.
- Ruta de atención: Asegurarse de que las personas encargadas de recibir y gestionar las quejas conozcan el procedimiento, los términos y las medidas de protección que deben adoptar. En particular, debe prestarse atención al término de cinco días hábiles previsto para las medidas de protección solicitadas por la víctima en los casos a los que se refiere la norma.
- Socialización y capacitación: No basta con aprobar los documentos. La empresa debe socializarlos y conservar evidencia que le permita demostrar que trabajadores y demás personas cobijadas por la norma conocen su contenido y saben cómo activar la ruta.
- Articulación con la ARL: Revisar que estén disponibles los canales y mecanismos de atención emocional y psicológica previstos en el decreto y definir cómo se activarán cuando sean necesarios.
¿Tener Comité de Convivencia Laboral es suficiente?
No. El Comité de Convivencia Laboral no reemplaza la política ni el protocolo. Son obligaciones diferentes que deben cumplirse de manera articulada. Por eso, una empresa puede tener su Comité de Convivencia constituido y funcionando y, aun así, tener una brecha de cumplimiento frente al Decreto 1040 de 2026 si no cuenta con los dos instrumentos exigidos o si no puede demostrar su socialización.
Conclusión
El Decreto 1040 de 2026 estableció una obligación que ya está vigente y cuyo incumplimiento puede ser sancionado por el Ministerio del Trabajo. Por eso, la prioridad para las empresas debe ser revisar desde ahora si cuentan con la política y el protocolo exigidos, si estos cumplen con el contenido del decreto y si pueden demostrar que fueron debidamente socializados.
Adicionalmente, las empresas deben contar con instrumentos que respondan a su realidad, que establezcan una ruta clara de actuación y que puedan aplicarse cuando se presente un caso de acoso, violencia, violencia basada en género o discriminación.
Desde Russell Bedford RBG acompañamos a las empresas en la revisión de su nivel de cumplimiento frente al Decreto 1040 de 2026, así como en la elaboración o actualización de la política y el protocolo, su implementación y socialización al interior de la organización.
Si su empresa aún no ha realizado esta revisión, este es el momento de hacerlo, identificar y corregir las brechas hoy puede evitar que sea el Ministerio del Trabajo quien las identifique primero.
Preguntas frecuentes:
¿Qué exige el Decreto 1040 de 2026 a las empresas?
El Decreto 1040 de 2026 exige a los empleadores públicos y privados contar con una política y un protocolo para prevenir y atender el acoso y la violencia en el trabajo, la violencia basada en género y la discriminación.
¿Tener Comité de Convivencia Laboral reemplaza la política y el protocolo?
No. El Comité de Convivencia Laboral y la política y protocolo contra el acoso laboral son obligaciones diferentes. Una empresa puede tener Comité de Convivencia y aun así incumplir si no cuenta con los dos instrumentos exigidos por el Decreto 1040 de 2026.
¿Qué pasa si una empresa no implementa el protocolo contra el acoso laboral?
La empresa puede ser objeto de sanciones por parte del Ministerio del Trabajo si no cuenta con la política y el protocolo o si no puede demostrar su socialización e implementación.
¿Cuánto tiempo tienen las empresas para implementar el Decreto 1040 de 2026?
El Decreto 1040 de 2026 entró en vigencia desde su publicación el 5 de agosto de 2026 y no estableció un período de transición, por lo que las empresas deben revisar su cumplimiento desde ahora.
El Decreto 1040 de 2026 marca un nuevo estándar para la gestión empresarial frente a la prevención y atención del acoso, la violencia, la violencia basada en género y la discriminación en el trabajo.
Contar con una política y un protocolo adecuados no solo permite cumplir una obligación normativa, sino también fortalecer los mecanismos internos de prevención y respuesta frente a estas situaciones.
Desde Russell Bedford Colombia, acompañamos a las empresas en la revisión de sus obligaciones laborales, la actualización o elaboración de estos instrumentos y la implementación de rutas de atención alineadas con la normativa vigente.
Escrito por: 
Natalia Michel Sánchez Villafaña.
Abogada senior laboralista.
Russell Bedford Bogotá.
