No hay duda que el año 2020 ha venido a marcar un cambio sin precedentes para las organizaciones, las entidades comerciales debieron reinventarse de tal modo que les permitiera sobrevivir ante la crisis que el encierro traía consigo.
Las empresas industriales debieron efectuar un manejo de personal que evitase un contagio masivo por la Pandemia, y las entidades de servicios no fueron la excepción, tanto las pequeñas como las grandes, todas tuvieron que adaptarse, tanto en sus horarios, sus jornadas presenciales, las formas de revisión, entre otros, todos estos cambios obligados por el escenario atípico que el mundo atravesaba, dichas situaciones hace algunos años no se contemplaban, por lo menos en el corto plazo, pero debieron aplicarse de manera improvisada en la mayoría de los casos, pero ahora que ya es una realidad, ¿están las organizaciones listas para adaptarse?
Resulta que los servicios contables, de auditoría, asesorías financieras o tributarias, y otros de naturaleza similar, pueden ser efectuados con horarios flexibles y no necesariamente presenciales en un 100%, pero ¿qué es lo que evita que las organizaciones den ese paso?, claramente son la falta de políticas y/o procedimientos que regulen la labor desde casa, si efectuamos una revisión notaremos que los manuales de políticas, manuales de control de calidad, guías, boletines etc., que actualmente se tienen en las oficinas para normar las jornadas laborales, no contemplan esa forma de trabajo, debido a que se tenía un enfoque de modalidad presencial, pero esto deberá adecuarse si es que se desea adaptar a la nueva normalidad.
Antes de la Pandemia se registran algunos estudios que mostraban beneficios de trabajar desde casa, no solamente para los empleados sino también para las empresas, algunas de las conclusiones que se tenían, es que los empleados que trabajaron desde sus casas eran más productivos, contestaban más llamadas, trabajaban más horas, tomaban descansos más breves y recurrían a menos permisos por enfermedad, incluso se presentaba en dichos estudios que trabajadores desde casa afirmaban ser más felices que los de la oficina, y menos de ellos abandonaron su trabajo, sin embargo, no podemos omitir que son estudios sobre un grupo de empleados que pudiesen influenciarse por otros factores, aunque eso no desmerita que algunas de esas conclusiones son de conocimiento general.
El Centro de formación IFP (Innovación en Formación Profesional) ha enumerado 10 beneficios que trae consigo el “Home office”, también conocido como trabajo en casa, o teletrabajo, consideramos que estos pueden ser retomados para análisis de las organizaciones, se mencionan los siguientes:
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- Aumenta la responsabilidad individual.
- Facilita la valoración del trabajo.
- Evita perder tiempo en la carretera.
- Incrementa la calidad de vida.
- Ahorra los costes de una oficina.
- Aprovecha al máximo la tecnología.
- Flexibiliza el horario y lo adecua a nuestro ritmo.
- Agranda la lealtad de los empleados.
- Reduce bajas y absentismo.
Si notamos esos beneficios forman una relación de “ganar ganar”, es decir gana el empleador y se beneficia también el empleado, y es eso lo que forma el éxito de toda organización, solo obtenemos mejores resultados cuando el empleado considera que está siendo valorado y el empleador recibe el rendimiento esperado.
Las empresas aún contemplan con cierto grado de escepticismo esta nueva modalidad de trabajo, pero tal como se expresó unas líneas atrás, esto se debe a que al ser algo nuevo, no se cuenta con suficientes controles que garanticen el adecuado desempeño de la organización, como un primer análisis se tiene dos factores que deben considerarse ante esta nueva normalidad:
1. Analizar la necesidad de tener el personal presencial
Es aquí donde se requiere puntualizar el propósito de cada labor y cuál es el producto final que se obtiene de la misma, si cada empleado conoce que es lo que se espera de su trabajo, generará primeramente un compromiso de cumplimiento, y también será más fácil identificar si es necesaria o no su presencia de 8 horas o más cada día de su semana laboral, es necesario para ello también aceptar que existen labores en las que se requiere revisiones de documentos físicos por lo cual de este análisis se deriva la asistencia semipresencial, definiendo unos días de verificación física y otros para completar registros o similares desde casa, si se tienen definidos el propósito de cada tarea asignada nos ayudará a responder la siguiente interrogante ¿Tener al empleado de manera presencial en las instalaciones agrega valor al trabajo encomendado? Si la respuesta es negativa podemos concluir que se puede flexibilizar la jornada laboral a trabajo desde casa.
2. Establecer cambios culturales dentro de la organización
Aunque puede parecer muy usada, cabe en este punto la famosa frase de Albert Einstein en la que afirma: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.” Cualquiera puede pensar que en este caso no aplica ya que esperamos los mismos resultados, sin embargo no es así, ahora se requiere efectividad y eficiencia más que en cualquier otro tiempo, por lo cual si la empresa no redefine sus formas de trabajo se condena así misma, las formas tradicionales de trabajar se han vuelto insuficientes o incluso obsoletas ante la nueva normalidad, por ejemplo la firma física de una partida contable por parte del que elabora, de quien revisa, y de quien aprueba ¿es necesaria?¿puede esto aprobarse en el sistema por los distintos usuarios?¿existirá otro método de revisión?, todo esto debe analizarse, ahora es cuando se deberá definir nuevos procedimientos que antes no se contemplaban, siendo así que deben crearse manuales de aplicación en trabajo en casa, dotar al personal de herramientas tecnológicas que se adecuen a su labor, y plantear el uso de nuevos controles.
Debemos estar conscientes que aún queda camino por recorrer ya que la legislación actual en la mayoría de países aún no contempla regulaciones relacionadas al trabajo desde casa o “home office”, aunque algunos ya empezaron a incluir ciertas reformas, no es la regla general, por ello cada entidad debe comenzar por crear normativa interna donde se contemplen situaciones, tales como: proporcionar equipo adecuado, capacitación, derecho al respeto de la jornada laboral, todo enfocado a promover el equilibrio en la relación laboral, es un reto que ya muchos han tomado, y nosotros ¿estamos listos para el siguiente paso?
Samuel Vásquez
Senior de Auditoria
RUSSELL BEDFORD EL SALVADOR
