La notificación de los Actos Administrativos a los contribuyentes emitidos por la Administración Tributaria en los procesos de fiscalización y determinación de tributos y obligaciones, es el aspecto esencial para garantizar el derecho de defensa y al debido proceso conforme al artículo 29 de la Constitución Política.
Por ello, poner en conocimiento a los administrados de las decisiones que toma la administración en cuanto a sus derechos y obligaciones, es un deber de la administración; para que se materialice a través de los medios de notificación establecidos en la normativa colombiana, en la medida que son estas las vías que garantizan la publicidad del acto frente al contribuyente y/o terceros.
Para efectos tributarios, el artículo 563 del Estatuto Tributario señala que, la notificación de las actuaciones de la Administración Tributaria deberá efectuarse a la dirección procesal informada por el contribuyente, en todo caso, la notificación por medios electrónicos será el mecanismo preferente de notificación de los actos de la DIAN.
Procedimiento de Notificación según el Estatuto Tributario
El artículo 564 del Estatuto Tributario indica que las decisiones o actos administrativos proferidos dentro de un proceso de determinación y discusión del tributo, pueden ser notificados de manera física o electrónica a la dirección procesal del contribuyente en donde, nuevamente, la notificación a la dirección procesal electrónica se aplicará de manera preferente.
Ventajas de la Notificación Electrónica
Actualmente, la notificación electrónica se ha convertido en el medio preferente para la notificación de los actos de la Administración Tributaria, por ser un medio expedito y eficiente, reducir costes en papeleo y traslado, permitir una trazabilidad del mensaje de datos en tiempo real, y garantizar la plena autenticidad del acto.
Por lo anterior, el artículo 566 – 1 del Estatuto Tributario determina la forma como la notificación electrónica se entiende surtida, así como los momentos en que los términos para ejercer el derecho de defensa y contradicción comenzarán a correr. En ese sentido, la Resolución DIAN No. 000038 de 2020 implementó de forma general la notificación electrónica en la Administración Tributaria.
Ahora, dado el carácter preferente de la notificación electrónica, esto no significa que este medio anule a los demás medios de notificación, especialmente, cuando un contribuyente informa la dirección procesal tanto física, como electrónica, a la Administración Tributaria; esto, en virtud del artículo 563 del Estatuto Tributario.
Al respecto, el Consejo de Estado, en la sentencia con radicado interno No. 28318 del 16 de mayo de 2024, señaló que:
“Tratándose de dirección procesal, la prevalencia de la dirección electrónica sobre la procesal física no invalida esta última, en tanto se cumpla la finalidad de la notificación del acto administrativo, esto es, ponerlo en conocimiento del administrado, en privilegio del derecho de defensa y del debido proceso.”
Tipos de Notificación Admitidos
Los actos administrativos pueden notificarse por mensajería certificada (correo), electrónica y personal. Estos tres tipos de notificaciones son los que la jurisprudencia ha denominado como medios principales, de manera que:
“El que se implemente debe ser agotado previo a utilizar el medio de notificación subsidiario, esto es, el aviso o el edicto, según sea el caso.”
Además, cualquiera que sea el medio de notificación, se requiere de la previa identificación de la dirección en la cual debe surtirse.
Conclusiones sobre la prevalencia de la Notificación Electrónica
Cuando se informa a la administración una dirección procesal electrónica y una dirección procesal física, será la electrónica la que se debe usar de forma prevalente, como lo indicó el Consejo de Estado en la sentencia No. 25650 del 27 de octubre de 2022:
“Al ser principal y excluyente, la administración no puede desconocer su prevalencia sobre las demás, se trate de una dirección procesal, electrónica o física, por lo que la administración está obligada a surtir la notificación en dicha dirección y no en otra diferente”.
No obstante, esta prevalece sea informada de manera simultánea, pues tal consecuencia no fue prevista por el legislador; si bien la norma indica prevalencia, su fin último es que se efectúe y acredite la notificación, dando a conocer al contribuyente el acto administrativo en garantía del debido proceso y del derecho de defensa.
Aunque la norma indica la prevalencia de la notificación simultánea, es fundamental para nosotros como equipo Russell Bedford que el contribuyente esté plenamente informado y protegido. Con nuestra asesoría, podrás gestionar tus obligaciones tributarias con la certeza de estar cumpliendo con todas las exigencias legales y protegiendo tus derechos. ¡Contáctanos!
