A propósito de reuniones de equipos de trabajo y forma virtual de comunicarse, los dos enemigos más comunes, aunque cueste creerlo, y más triviales de lo que uno se imagina, están presentes en todas las reuniones que fracasan.
1. POCA COMUNICACIÓN
Como en toda relación humana, la capacidad de comunicarse permite lograr acuerdos, resolver problemas y avanzar en las ideas previstas. Sin embargo, en las reuniones las personas tienden a dilatarse y no se concentran en plantear sus ideas con claridad.
Demás está decir que para plantear las ideas que se tienen en la cabeza no basta con solo asistir a la reunión. Sería importante, previo a cada reunión, darse 15 minutos para escribir ordenadamente las ideas que pueden ser importantes para ese encuentro con los compañeros de trabajo, coequiperos o colaboradores.
Si no se tiene claridad sobre el tema a tratar en la reunión en la que se va a participar, se enfrenta a otro problema de comunicación, pasando por desconocer los objetivos de cada reunión y el rol en ella.
Otro clásico ejemplo de mala comunicación se produce cuando no se entregan previamente los temas a tratar o peor aún, organizar la reunión en torno a una infinidad de aspectos que hacen imposible abordarlos en su totalidad.
La comunicación deficiente trae consigo la confusión sobre los puntos a discutir en la reunión que, sumado a lo anterior, sitúa a la persona en un cuadro que derivará claramente en un proceso comunicativo tensionante y disperso.
2. FALTA DE PROPÓSITO
Llamado también “mal de la reunión crónica” y surge cuando la persona se enfrenta a reuniones que no tienen un objetivo y que solo fueron pensadas para cumplir con alguna formalidad y no para obtener de ellas un flujo de trabajo virtuoso.
Cuando la persona se enfrenta a este tipo de situación, puede darse cuenta de inmediato que ninguno de los asistentes tiene claro el porqué de la reunión y la discusión comienza a girar en torno a las personas y no a las ideas.
Adicionalmente, el convocar a una reunión de forma autoritaria y con poca anticipación da la impresión de no respetar el tiempo de cada uno de los participantes. No es conveniente
invitar a participar a miembros que no aportan valor a la reunión. Es recurrente invitar bajo la condición de que es algo simbólico, olvidar que la reunión debe ser operativa y sólo lo será si las personas invitadas lo son para que eso suceda.
LA TÉCNICA DEL 3X3 EN UNA REUNIÓN PRODUCTIVA
Todos agradecen una reunión bien planificada, concreta, no muy extensa y que permita rápidamente volver a las tareas: la duración justa de una reunión es la que permite discutir todo y cada uno de los temas planteados.
Por lo anterior, las reuniones no sólo existen cuando se llevan a cabo ya que cuentan con 3 momentos claramente determinados, así:
1. ANTES DE LA REUNIÓN:
- Agendar con al menos 24 horas de antelación.
- Comunicar los puntos a conversar.
- Asignar tiempo máximo a cada punto.
- Enviar un recordatorio amistoso 2 horas antes.
- Llegar 10 minutos antes (organizador).
- Comenzar a la hora programada (tolerancia máxima 5 minutos).
2. DURANTE LA REUNIÓN :
- Que haya un máximo de 3 temas importantes a tratar.
- Abordar Máximo 3 temas urgentes.
- Dejar que se desarrollen 3 temas por parte de la audiencia.
- Respetar los tiempos de cada tema.
3. DESPUÉS DE LA REUNIÓN :
- Hacer un reforzamiento positivo a los responsables a las 24 y 48 horas.
- Enviar una minuta informando tanto a los presentes como a los ausentes.
- Si hubo comentarios que aportaron a la reunión, agradecer individualmente por los aportes.
Si bien los enemigos de la reunión siempre estarán presentes cuando no se organiza como corresponde, reconocerlos es fundamental para que se logre entender que la reunión es un proceso que ocurre antes, durante y después.
Por lo mismo, no se puede dejar nada al azar. Sobre todo, si se está pensando en las proyecciones laborales o en una idea a la que le ha dedicado tanto tiempo en concretar.
Con esta regla de 3X3 se deberían comenzar a organizar las reuniones, y bajar la incertidumbre que genera enfrentarse a ella.
Es importante comprender que las reuniones forman parte de las relaciones laborales o de los proyectos que se están emprendiendo. La peor frase para dar por terminada una reunión es decir ”¿puedo volver a mi trabajo?”.
Edgar Gustavo Álvarez
Gerente Servicios Contables
Russell Bedford RBG
