La tecnología llegó junto con la pandemia a cambiar el chip del trabajo presencial y, adicional a ello a impulsar a las organizaciones en invertir y desarrollar herramientas tecnológicas que permitan llevar a cabo las labores de manera común y corriente.
Claro está, que la implementación tecnológica venía apoderándose del crecimiento organizacional de cualquier compañía, sin embargo, el Covid – 19 ha sido un impulso más para hacer realidad estos propósitos y en un tiempo más oportuno, tanto así que las organizaciones que venían con procesos con poco desarrollo tecnológico empezaron a verse involucradas en esta nueva posición tecnológica y más exactamente la Dirección de Impuestos y Aduanas DIAN, quien por muchos años ha sido foco de críticas en cuanto al rendimiento y estabilidad de sus servicios electrónicos, así como en las comunicaciones telefónicas.
Es preciso recordar que en medio de crisis de presentación de impuestos, información exógena, renta, entre otros, los contribuyentes y contadores tuvieron que desvelarse dando muchos clics a la página de la DIAN y hasta tuvieron que acarrear sanciones por el mal funcionamientos de estos servicios, que impedían cumplir con las obligaciones tributarias a presentar ante la DIAN, y éste es uno de los motivos que ha obligado a dicha entidad a crear nuevas estrategias de capacidad y soporte tecnológico, pues no es un secreto que la transformación digital también les permitirá como entidad implementar un mayor control, recaudo y fiscalización de los contribuyentes. “Estas normativas dan al país mayor avance a la globalización, control y fiscalización que ya existe en muchos países de Latinoamérica hace algunos años. Sin embargo, Colombia debe seguir trabajando en la implementación de estos esquemas e ir a la par de naciones de la región como Chile, Brasil, México, entre otros” director de la Vertical HCM de Digital Ware.
Ahora bien, después de la modernización a la firma electrónica, el cambio del logo de la DIAN que introduce el color azul como símbolo de la identidad tecnológica de la institución, la atención de citas por medio virtual y el boom de la facturación electrónica, la DIAN anunció un nuevo proyecto de resolución que busca la implementación de la Nómina electrónica. Proyecto que se suma a la transformación digital no solo de la DIAN, si no también de las empresas en Colombia, pues será para los contadores o para quienes deleguen esta responsabilidad en las organizaciones, un trabajo más para aprender. No sería extraño que en corto plazo se tenga un proyecto de implementar la contabilidad electrónica.
Teniendo en cuenta el proyecto de resolución, quienes son responsables de implementar la nómina electrónica son todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuentas por vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requiera usar dichos pagos como costo o deducción. Así mismo, el proyecto de resolución establece un calendario para la implementación de la nómina electrónica el cual inicialmente está contemplado de acuerdo al número de empleados de las empresas responsables de esta implementación, las fechas que señala el proyecto de resolución son:
- Empresas con más de 250 empleados: fecha de habilitación 31 de marzo de 2021 y fecha máxima de inicio de transmisión 30 de abril de 2021.
- Empresas de 11 a 250 empleados: fecha de habilitación 31 de marzo de 2021 y fecha máxima de inicio de transmisión 31 de mayo de 2021.
- Empresas de 4 a 10 empleados: fecha de habilitación 31 de marzo de 2021 y fecha máxima de inicio de transmisión 30 de junio de 2021.
- Empresas con hasta 3 empleados: fecha de habilitación 31 de marzo de 2021 y fecha máxima de inicio de transmisión 31 de julio de 2021.
- Entidades del estado del orden nacional o territorial: fecha de habilitación 31 de marzo de 2021 y fecha máxima de inicio de transmisión 30 de junio de 2021.
- Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: fecha de habilitación 31 de enero de 2022 y fecha máxima de inicio de transmisión 31 de marzo de 2022.
Así mismo, de acuerdo al Art 17 de la resolución de proyecto, el documento soporte de pago nómina electrónica deberá tener la siguiente información:
- Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, según corresponda.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
- El número, la fecha utilizada para la generación del código único de documento soporte de pago electrónico -CUNE del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
- El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.
- El tipo de documento de ajuste según corresponda.
- Fecha y hora de generación.
- Fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación del beneficiario del pago.
- Firma digital del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
- Código único de documento soporte de pago de nómina electrónico -CUNE, del documento de nómina electrónica que se anula.
Finalmente, el proyecto de resolución informa sobre el funcionamiento del sistema de nómina electrónica, que se dará mediante la generación y transmisión a la DIAN de los documentos de nómina electrónicos de forma mensual. Las empresas obligadas deberán transmitirlos en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente, y así como sucede con la facturación electrónica la DIAN validará la información del documento nómina y generará un documento electrónico con la validación o rechazo del mismo, que de suceder este último caso la empresa deberá volver a generar nuevamente la nómina electrónica con las modificaciones del caso y finalmente realizar el proceso transmisión a la DIAN hasta que ésta sea validada.
No cabe duda que, así como la facturación electrónica pasó de ser un proyecto a volverse realidad, muchos proyectos que permitan a la DIAN ser ágiles y eficientes, estarán próximos a evaluarse y definirse con el fin de volverse una entidad moderna con mejoras en los resultados de evasión tributaria.
“No estamos en una era de cambios, sino en un cambio de era caracterizado por la digitalización de prácticamente todo lo que nos rodea.” Emérito Martínez.
Milena Alemán
Acting Manager Outsourcing Contable
Russell Bedford RBG
