Uno de los factores fundamentales en esta era es la administración del tiempo, que consiste en la forma en la que se organiza cada ser humano para alcanzar sus metas y objetivos propuestos durante la vida.
Hay varias cosas que una vez han salido a la luz no regresan y son imposibles de recuperar, como la piedra lanzada, la palabra dicha y por supuesto el tiempo perdido. Es por esto que, todo ser humano como trabajador debe ser inteligente y organizado a la hora de administrar el tiempo; es innegable que éste es uno de los recursos más preciados con los que se cuenta y es importante empezar a analizarlo e identificarlo en el diario vivir, todo requiere tiempo por tanto el planificarlo a corto, mediano y largo plazo es una tarea esencial.
Para iniciar es necesario hacer un acercamiento a los conceptos eficiencia y eficacia dado que no es lo mismo administrar el tiempo de modo eficiente que administrarlo de un modo eficaz. Según la Real Academia de la Lengua Española (RAE), la eficiencia “es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. Mientras que, la eficacia está definida como: “Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera”. En conjunto nos aproximamos al término efectividad y es de ésta forma que se debe administrar el tiempo de manera eficiente, eficaz y lograr que sea efectiva, es decir, cumplir con los propósitos previstos y alcanzar los resultados deseados. Teniendo en cuenta lo anterior, hay que identificar la manera en la cual es posible administrar ese tiempo que se tiene de tal modo que sea eficiente en la administración de recursos y efectivo en todo sentido. La pregunta es cómo organizar el tiempo, a sabiendas de los compromisos que se han ido adquiriendo como el estudio, el trabajo, la familia, los hobbies y demás situaciones que demandan atención y por supuesto, tiempo?. El tiempo está ligado a la forma de ser y de vivir de cada persona, lo que puede convertirlo en un escaso recurso sino se maneja de la forma adecuada; puede llegar a ser un enemigo o un aliado en la consecución de metas. Hay algo paradójico con una de las afirmaciones que es considerada un paradigma “no tengo tiempo” a pesar de que nadie tiene el tiempo restringido, por el contrario, todas las personas cuentan con todo el tiempo que existe.
Por ende, se deben analizar los paradigmas o las ideas preconcebidas que se tienen acerca de la distribución del tiempo como por ejemplo el “no tengo tiempo”, pues partiendo de que el día tiene 24 horas, es necesario determinar en qué y de qué forma se va a hacer uso de la totalidad de las horas al día. Ahora bien, los paradigmas pueden estar establecidos en cada uno de los ámbitos relacionados con el ser humano como: “Entre más rápido lo hago, más eficiente soy”, “las cosas únicamente salen bien si las hago yo mismo”, “Sólo trabajo bien, bajo presión”, “tengo muchas actividades y no las alcanzo a terminar”, “Aplazar las decisiones”, “Debo ahorrar tiempo, tomando las decisiones más fáciles”, entre otros. Al detenerse a identificar cada uno de ellos, se puede evidenciar que tienen una perspectiva totalmente diferente a lo que debería ser:
1. “No tengo tiempo”:
Es claro que las personas cuentan con la misma cantidad de tiempo para cada uno de los días. La diferencia está en la administración del mismo, en el qué y el cómo para realizar las tareas en el ámbito familiar, social, laboral y demás.
2. “Entre más rápido lo hago, más eficiente soy”:
Anteriormente se explicaba el concepto de eficiencia; sin embargo, el objetivo fundamental debe ser la eficacia. Es probable que las actividades se puedan lograr en un tiempo menor, pero se debe verificar la calidad del trabajo realizado. Cuando se cuenta con múltiples actividades, se tiende a no priorizar y por el contrario se enfoca en “terminar rápido” pero esto no garantiza que la calidad de la actividad sea igual, a la realizada tomando el tiempo real requerido para completarla. Es importante entender la diferencia entre hacer las cosas por cumplir y hacer las cosas bien, cumpliendo con las fechas establecidas; es tal vez uno de los mayores retos, pues esto adicional a que le da un valor añadido al desarrollo de cada labor, evita reprocesos para identificar posibles errores que por la premura de terminar no se evidencian cuando se está realizando la labor.
3. “Las cosas únicamente salen bien, si las hago yo mismo”:
Es un paradigma que está enfocado en mayor medida a aquellos que tienen personas a su cargo, pero, la sobrecarga de tareas conlleva a la posibilidad de no centrarse en los deberes reales que tienen. Se debe generar una mayor confianza en el equipo de trabajo y fortalecer las habilidades de liderazgo, si cada uno logra una distribución adecuada y eficaz de las labores de su equipo, el resultado va a ser mucho mayor al esperado. Es importante entender la delegación de las tareas a cada persona que cuenta con las habilidades necesarias para realizarlas y en mayor medida, a quienes no cuentan con ellas. El buen líder debe identificar las situaciones puntuales y guiar a su equipo para alcanzar al objetivo. Es una realidad y está comprobado que aquel que se detiene a explicar una tarea, obtiene una mejor y efectiva respuesta que aquel que prescinde de la ayuda y decide desarrollarla por sí mismo.
4. “Tengo muchas actividades y no las alcanzo a terminar”:
Los seres humanos deben ser responsables del equilibrio laboral comparándolo con el equilibrio socio-familiar, y es aquí donde tiene valor establecer una lista de prioridades, lograr identificar cada una de las tareas contribuye a la organización efectiva del tiempo y del mismo modo, permite que el ser se enfoque en lo realmente importante. Cabe aclarar que no se trata de dejar de realizar las labores, sino llevarlas a cabo con un orden de importancia. Esto evita inconvenientes como la presión y el estrés generados por no saber cómo actuar o de qué forma iniciar.
5. “Aplazar las decisiones”
En el momento de tomar una decisión se genera una postergación de la misma hasta obtener la totalidad de datos o identificar la resolución efectiva del problema, siendo esta la forma que tiene, en la mayoría de casos, la conclusión de decidir mal o no se decide. Si bien hay actividades que dependen de otros, el establecer un cronograma eficaz de trabajo, va a permitir establecer fechas claras de entrega y esto genera un impulso a tomar la decisión adecuada. Ahora bien, no es tomar la decisión a la ligera para realizar la tarea; sino tomarla basada en argumentos reales y bien analizada. Con base en lo anterior, cobra importancia la toma de decisiones tanto en la realización de tareas, como en la designación y fechas de las mismas. Es fundamental tener a la mano un calendario y estudiar cada una de las tareas con objetivos realistas que determinen las fechas reales sobre la finalización y entrega de cada una de estas. Es recomendable que este calendario permanezca en un lugar visible para tener presente los deberes a realizar. Y de esta forma llegar a contribuir a la organización del tiempo en el futuro, es decir, qué debo hacer hoy para liberarme de tareas el día de mañana, estableciendo metas significativas y vitales para el largo plazo. Para concluir, la administración del tiempo es una tarea fundamental que se debe planear a diario, es decir, tomarse 20 minutos del día anterior para organizar las actividades a realizar. La planificación y organización de deberes contribuye al buen desarrollo profesional y personal, a través del nivel productivo y emocional de cada ser humano, soluciones de mayor calidad, un mejor equilibrio entre vida socio-familiar y vida laboral; disminución de niveles de estrés, sentimientos de ansiedad y agobio en las personas. En pocas palabras, enfoca al buen desarrollo individual y general.
Andrés Urrego
Semi Senior Gestión Humana
Russell Bedford RBG
