Si bien es cierto que por estos días de pandemia, todos nos hemos tenido que “re-inventar”, también es cierto que, la tecnología ha avanzado más rápido que las enseñanzas en la universidad.
La aplicación de herramientas y las ventajas del desarrollo de software y aplicativos de manejo de información, que contienen cifras para afectar los registros contables de manera codificada, ordenada, sincronizada y clasificada, facilitan al contador su registro en términos económicos, reflejado en libros ya predeterminados y proyectado en reportes gráficos día a día. De esta forma se observa cómo las operaciones van impactando a la empresa en ventas, cuentas por cobrar, inversiones, endeudamientos y pagos, permitiendo que la gerencia haga seguimiento de su gestión con ciertos “dashboard” sobre lo que va ocurriendo con su negocio; toda esta información que ahora es útil y oportuna está disponible online.
Para lograr lo anterior se ha avanzado en materia de robótica, acceso a archivos en la nube, códigos cifrados como QR, y por supuesto, la ayuda de internet y en algunos casos tecnología 5G, que como seres humanos nos han facilitado estar presentes en diferentes lugares, sin que físicamente nos desplacemos, como se debía hacer en décadas anteriores, en donde para tomar decisiones importantes se realizaban congresos en los que se mostraban cifras (históricas de meses anteriores o hasta reportes anuales). Hoy se hace necesaria la información consolidada en términos de segundos y con acceso a lo último ocurrido en diferentes partes del mundo, las presentaciones no son “slides estáticos”, sino gráficos dinámicos que cambian constantemente de acuerdo al ingreso de nuevos datos, es así como los desplomes de bolsas de valores y grandes imperios se conocen en “un abrir y cerrar de ojos”.
Como contadores no podemos estar alejados de estos avances, debemos procurar que nuestra intervención sea inmediata y “online”, y para ello debemos aprender cómo abrir un APP y cómo usar un robot, y aún más, cómo enseñamos a un robot, que no es una forma humana, sino programas que reciben lo que codificamos para que realice operaciones.
Con el avance del ERP las grandes compañías establecieron formas de reducir tiempos para reflejar en la contabilidad lo que ocurría, ya que hoy por hoy los inventarios se mueven mediante módulos interactivos, y pueden advertirse los registros de cuentas por cobrar, ventas y simultáneamente los volúmenes en términos de productos vendidos, incluso diferenciando tipo de empaque con solo una lectura de código, como lo hacen las registradoras de supermercados y almacenes de superficie y por departamentos, dando resultados “online” de las transacciones y su clasificación, sin esperar al contador para que registre una a una estas operaciones. En algunos casos, se llega hasta determinar la forma de pago, nombre del banco, nombre de quien compra, transmitiendo esta información a entidades de control y agentes de impuestos, como es el caso de la facturación electrónica ya avanzada en muchos países con cruce a nivel de comprador-vendedor e impuestos involucrados por producto o por total de operación.
Vamos a tal velocidad, en términos de tecnología, que no todos los países han terminado de implementar proyectos de tecnología 5G, y ésta ya será sustituida con avances de internet, con comunicaciones que desplazarán a algunos operadores, donde los satélites serán la materia prima para instalarlos en el espacio para ir a otros planetas en términos de velocidad, facilitando la conectividad, estar en cualquier lugar en todos los momentos de vida de una economía. Ya existen indicios de que Apple-fi sacará una tecnología que desplazará los operadores Wi-Fi y se convertirá en algo revolucionario, pero con el tiempo estará al alcance de cualquier persona.
Mientras en nuestra vida cotidiana hoy pedimos citas por internet, compramos vehículos sin hacer la prueba presencial y veamos detalles al interior, podemos rectificar rutinas de seguridad con solo seguimiento al GPS en nuestro celular, nos muestra al término del día, mes o período que queramos, dónde estuvimos y cuántos kilómetros recorrimos; no estamos lejos de realizar servicios compartidos para diferentes entes clasificándolos en forma semejante. Los servicios de outsourcing se pueden realizar tipo “proceso de fábrica” para sacar los reportes por línea o por una IP diferente, incluso llenando los formatos de impuestos, si son estándar y perduran en el tiempo, por ello, es tiempo de despertar y analizar todo lo que nos rodea para facilitar la vida como contadores y no continuar trasnochando para hacer los cierres o para hacer las presentaciones de impuestos.
Debemos familiarizarnos con RPA (Robotic Proccess Automation) que no es otra cosa que enseñar a un sistema (software) a hacer lo rutinario, lo reglado, lo preestablecido de códigos y los pasos a seguir con la información, material, cliente, operación, etc. Pero si bien es cierto, facilita nuestra vida, no es cierto que pueda reemplazar nuestra capacidad de analizar e interpretar, así nos hagan los cálculos y variaciones incluyendo proyecciones, nuestra labor es presentar en tiempo real lo que sucede y dar información oportuna para la toma de decisiones, no clasificar y codificar, ya que esto se hará por indicaciones predefinidas antes de que lleguen documentos, acostumbrándonos que antes de cualquier operación habrá un pedido, una aceptación, un contrato o una tarifa por una o varias veces y de allí debemos automatizar y anticipar resultados mediante registros vía “commitments” o compromisos y hacer seguimiento de operaciones rutinarias de despacho, entrega y prestación del servicio.
El futuro de los servicios de outsourcing contable está en la habilidad de las firmas para automatizar sus procesos y hacer rutinas mediante accesos a archivos virtuales, clasificaciones de transacciones como en carpetas de biblioteca, lectura con robots e interpretación de códigos rutinarios para la contabilización automática, sin necesidad de manipular documentos, sino con chequeos previos de recibo (Good receipt) de servicios o materiales atado a pedidos u órdenes de compra y pre chequeo con códigos presupuestales que hacen ver en línea operaciones, incluyendo liberaciones de pedidos hoy en día sujetos a chequeos, a cupos automáticos establecidos por cliente y por artículo; verificando previamente comportamientos incluso con disparos de cargos automáticos a tarjetas de compra a cargo del comprador.
Las compañías subsisten en la medida que avancen hacia un cambio continuo y aprovechen las últimas tecnologías.
Los avances tecnológicos siempre se han utilizado para ofrecer facilidades a los seres humanos y el contador no está exento de sintonizarse con lo que ocurre en materia bancaria, compras online y despachos desde otros continentes, todo esto se hace mediante interacciones computarizadas; lo mismo debe hacerse para la clasificación, registro y reflejo de lo ocurrido con cada empresa, en particular, separando su individualidad con su código único de empresa dentro de un sistema.
Como amante de la tecnología e innovación, recuerdo tiempos memorables, como cuando empecé a diseñar AVG (Automatic, Voucher, Generation) para registrar en forma rutinaria transacciones que consistían en seleccionar cuentas, después, por uso de porcentajes definir qué hacer con esa selección automática, desde diseñar un débito y un crédito con su resultado, teniendo en cuenta para ello la estructura de una base de datos, logrando de esta forma ahorrar tiempo de contadores y permitir una seguridad de integralidad de datos para los terceros afectados por estas transacciones. Posteriormente apareció el “owner code” código de propiedad que se encargaba, dentro de un sistema contable, de separar la posterior repartición entre socios partícipes de una operación conjunta, su clasificación tanto contable, como de responsabilidad de pago y seguimiento presupuestal. Se hablaba entre colegas y al conseguir los resultados esperados se decía, solo falta que exista el “video voucher”, que ahora décadas posteriores ya existe. En verdad los sistemas están para ayudar a presentar la contabilidad de forma inmediata y no por mes como se presenta actualmente, y mucho menos anual, como lo requieren algunas legislaciones; para ello es necesario contar con la disciplina de procesar los documentos a más tardar horas después de haberlos generado.
Las compañías subsisten en la medida que avancen hacia un cambio continuo y aprovechen las últimas tecnologías. La analítica y las predicciones sobre cambios según comportamientos, no solo de los mercados sino de las personas, nos harán fuertes para permanecer en el mercado y facilitar la información. El contador debe acostumbrarse a que su tarea será más interpretativa que de reportar históricos de la información ordenada y clasificada en términos económicos que al momento de mostrarla es criticada por los ejecutores y propietarios, pues desconocen que toda actividad tiene implicaciones en flujos, costos o gastos y en su parte impositiva, que por no tener clara cada transacción se convierten en sorpresas para los administradores, culpando al contador en la mayoría de los casos por las decisiones tomadas.
Es fundamental estrechar la relación con el cliente con ayuda de RPA, para que éste aproveche la ventaja de tener la información semanal y no solamente mensual, para verificar y proveer asuntos impositivos y de impacto, coadyuvando en la administración no solo financiera, sino también operativa sobre aspectos a mejorar y tomar acciones correctivas o de estrategia para optimizar sus indicadores y posicionamiento. El tiempo con el cliente debe ser más de mejoramiento en tiempo real, que de mostrar las transacciones y la operación ordenada y codificada por las áreas de producción, ventas y cobranzas con ayuda de gráficas de gestión. No, el contador no puede limitarse solamente a exponer los balances de prueba, estados de resultados o flujos ocurridos.
Edgar Gustavo Álvarez
Gerente Servicios Contables
Russell Bedford RBG
