La gestión para el calendario laboral 2026 en Colombia exige un enfoque preventivo y de cumplimiento estricto. La experiencia demuestra que los principales riesgos para el empleador no provienen de escenarios extraordinarios, sino de fallas recurrentes en cálculo, oportunidad, trazabilidad y soporte documental: pagos realizados fuera de término, reportes incompletos, inconsistencias entre nómina y seguridad social, o procedimientos internos aplicados sin sustento normativo.
En ese contexto, el calendario laboral debe entenderse como una herramienta de control corporativo, que permite anticipar contingencias, programar recursos, evitar reprocesos y reducir exposición administrativa y judicial.
A continuación, se presenta un análisis de las principales obligaciones del año, con énfasis en los puntos que deben quedar incorporados en el sistema de cumplimiento laboral de la organización.
Primer trimestre: cierre laboral del año anterior y obligaciones estructurales
El inicio del año concentra responsabilidades vinculadas con el cierre del período anterior y con reportes que afectan la relación empresa-estado.
- Enero: Se activa el reporte de cuota de aprendizaje para quienes aplican al corte semestral correspondiente, y se mantiene la obligación de transmisión de nómina electrónica ante la DIAN, la cual requiere consistencia entre novedades laborales, devengos, deducciones y soportes.
Un punto álgido del mes es el pago de intereses a las cesantías causadas en 2025, cuya oportunidad resulta determinante. Para el empleador, esta responsabilidad no debe gestionarse como un pago operativo aislado, sino como un control de calidad sobre bases salariales y factores variables, validando que el cálculo se ajuste a la realidad contractual y a los componentes salariales reconocidos durante el año.
- Febrero: Se consolida en este mes otra obligación de alto impacto: la consignación de cesantías en el fondo elegido por el trabajador dentro del plazo correspondiente. La principal exposición en esta fase no suele ser la intención de incumplir, sino la ausencia de conciliación previa entre novedades de nómina, afiliaciones vigentes, períodos laborados y cambios contractuales.
- Marzo: Inicia con el componente anual del SG-SST, especialmente la apertura del registro de autoevaluación y plan de mejoramiento. Para la organización, el sistema debe existir y operar con evidencia verificable (capacitación, matrices, inspecciones, investigaciones y seguimiento).
Desde el enfoque de gestión de riesgos, es recomendable auditar la documentación antes del registro, evitando inconsistencias entre la operación real y lo reportado.
Durante el primer trimestre también se ubican fechas relacionadas con reportes de planta para efectos de cuota de aprendizaje, así como la obligación de expedir el certificado de ingresos y retenciones (Art. 378 E.T.), documento que exige coherencia entre información tributaria y realidad de pagos laborales, particularmente en estructuras con variables, bonificaciones y recargos.
Segundo trimestre: descansos compensatorios, dotación y cierre semestral
- Abril: Se deben administrar obligaciones de dos naturalezas: de un lado, la continuidad de nómina electrónica; del otro, el control de derechos relacionados con participación electoral, como el disfrute del descanso compensatorio remunerado dentro del término aplicable.
Para efectos de auditoría laboral, estos permisos deben quedar plenamente soportados (solicitud, validación, autorización y disfrute), evitando desviaciones en criterios entre áreas o sedes.El 30 de abril se fija como fecha máxima de entrega de la primera dotación del año para los trabajadores que cumplan los requisitos legales. Este punto requiere estandarización interna: elegibilidad, periodicidad, soporte de entrega y consistencia contractual.
Adicionalmente, conviene recordar que la dotación no es un beneficio discrecional y su incumplimiento puede generar requerimientos y reclamaciones.
- Mayo: Se mantiene el ciclo mensual de transmisión de nómina electrónica y se incorpora el disfrute del descanso compensatorio por desempeño como jurado de votación, asunto que debe ser planificado por el empleador para evitar afectaciones operativas o tratamientos diferenciales.
- Junio: Uno de los meses más relevantes en términos de cumplimiento y liquidez empresarial, debido a la convergencia de obligaciones sustanciales:
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- Pago de prima de servicios del primer semestre, dentro del plazo legal.
- Reconocimiento del Día de la Familia correspondiente al primer semestre.
- Administración de descansos compensatorios por votación presidencial dentro del término aplicable.
La prima de servicios, en particular, exige una revisión técnica de bases de liquidación, especialmente cuando existen pagos variables, novedades recurrentes, cambios de salario o modificaciones contractuales. Desde el punto de vista preventivo, es recomendable ejecutar pruebas de liquidación antes del cierre, para mitigar diferencias que posteriormente deriven en reclamaciones.
Adicionalmente: Para el 25 de junio se contempla la actualización del Reglamento Interno de Trabajo, con atención especial al procedimiento disciplinario.
Este punto es estratégico, ya que los procesos disciplinarios representan una de las fuentes más recurrentes de litigio cuando se vulneran garantías mínimas de debido proceso o cuando la norma interna no se encuentra alineada con las prácticas de la empresa.
En el mismo período se marca el inicio de la obligatoriedad de contratación de personas con discapacidad para empresas que superen el umbral establecido, lo cual exige no solo cumplimiento formal, sino planificación en selección, adecuaciones razonables y compatibilidad con SG-SST.
Segundo semestre: continuidad del control y cierre anual de alto riesgo
Julio: Ajustes normativos con efecto directo en costos y operación
- Julio: Concentra cambios con impacto financiero inmediato. Desde el 1 de julio se incrementa el recargo por laborar en día de descanso obligatorio al 90 % por hora, lo cual obliga a recalcular costos de turnos, proyecciones de nómina y planeación de jornadas. Este ajuste es especialmente relevante en sectores con operación continua o programación por rotación.Adicionalmente, el 15 de julio entra a regir la reducción de la jornada máxima legal a 42 horas semanales, con implicaciones prácticas en:
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- Rediseño de turnos y programación.
- Revisión de carga laboral y cobertura operativa.
- Ajuste del valor hora y recargos.
- Ajuste de políticas internas y comunicaciones laborales.
El abordaje adecuado no consiste únicamente en reducir el número de horas, sino en asegurar que la implementación preserve la continuidad del servicio y evite desviaciones en horas suplementarias, recargos o esquemas de compensación.
En julio también se ubica el reporte semestral sobre número de quejas tramitadas y sanciones impuestas (Ley 2365 de 2024). Este hito requiere soporte documental: existencia de canales, trazabilidad, clasificación, decisiones motivadas y evidencia. Su cumplimiento no es un simple reporte: demanda una gestión estructurada de relaciones laborales internas.
- Agosto y septiembre: Mantienen el ritmo de obligaciones periódicas: nómina electrónica, reportes asociados a cuota de aprendizaje (cuando aplica) y la segunda entrega de dotación, la cual debe cumplir los mismos criterios de elegibilidad y soporte.
- Octubre: Incorpora un punto crítico del SG-SST: el cierre de la plataforma del Ministerio del Trabajo para el registro anual. Esto obliga a que los procesos internos estén cerrados, soportados y consistentes antes del vencimiento.
- Noviembre: Se mantiene como mes de obligaciones mensuales, mientras que diciembre concentra el cierre del año con la máxima carga financiera y operativa: transmisión de nómina electrónica, pago de prima del segundo semestre dentro del término legal, tercera entrega de dotación y presentación del reporte semestral de quejas y sanciones.
- Diciembre: En este mes, el riesgo de errores se incrementa por factores operativos: rotación temporal, vacaciones, cierres contables y alta demanda. Por ello, el control preventivo debe intensificarse, especialmente en liquidaciones, recargos y soportes.
Cumplimiento laboral como control corporativo y ventaja competitiva
El calendario laboral 2026 no debe administrarse como una agenda operativa, sino como un componente del sistema de control interno. La organización que anticipa obligaciones, audita cálculos, conserva evidencia y estandariza procedimientos reduce exposición sancionatoria, limita litigios y fortalece la sostenibilidad de su operación.
En Russell Bedford brindamos apoyo a las empresas en la implementación de un modelo integral de cumplimiento laboral, incluyendo auditoría de nómina y recargos, transición técnica a jornada de 42 horas, actualización del Reglamento Interno y procedimiento disciplinario, fortalecimiento del SG-SST, verificación de dotación, estructuración de canales y trazabilidad de quejas y sanciones.
Un empleador sólido no es el que reacciona ante requerimientos; es el que opera con soportes, consistencia y control. Si tu organización requiere acompañamiento para asegurar cumplimiento, reducir contingencias y profesionalizar tu gestión laboral en 2026,
