El presente informe tiene como finalidad identificar y desarrollar los principales beneficios tributarios en materia de costos y deducciones a los que podría acceder la compañía por la vinculación laboral de determinados grupos de trabajadores protegidos o incentivados por la ley, así como por la realización de pagos específicos en beneficio de sus empleados.
El análisis se concentra en los siguientes beneficios:
- Deducción por vinculación de viudas, cónyuges o hijos de miembros de la Fuerza Pública.
- Deducción por contribuciones a educación de empleados.
- Deducción por contratación de adultos mayores.
- Deducción por vinculación de mujeres víctimas de violencia comprobada.
- Deducción por contratación de jóvenes en primer empleo.
- Deducción por contratación de trabajadores en situación de discapacidad.
Parte 1
Análisis de los beneficios tributarios
Deducción por vinculación de viudas, cónyuges o hijos de miembros de la Fuerza Pública
Norma que consagra el beneficio
El artículo 108-1 del Estatuto Tributario contempla una deducción especial para los contribuyentes obligados a presentar declaración de renta y complementarios que vinculen laboralmente a determinados beneficiarios relacionados con miembros de la Fuerza Pública.
La deducción corresponde al 200% del valor de los salarios y prestaciones sociales pagados durante el año o período gravable a: viudas del personal de la Fuerza Pública; hijos que sostengan el hogar de miembros fallecidos en operaciones de mantenimiento o restablecimiento del orden público o por acción directa del enemigo; cónyuges de miembros desaparecidos o secuestrados mientras permanezcan en dicha situación; y miembros de la Fuerza Pública que, en las mismas circunstancias, hayan sufrido disminución de su capacidad psicofísica. La deducción máxima por persona está limitada a 610 UVT, incluidas las prestaciones sociales.
Requisitos para acceder al beneficio
Para acceder a esta deducción, la compañía debe verificar que exista una relación laboral real con la persona beneficiaria, que los pagos correspondan efectivamente a salarios y prestaciones sociales y que el trabajador pertenezca al grupo definido por la norma.
El soporte crítico será la certificación o documento idóneo expedido por la autoridad competente que acredite la condición del miembro de la Fuerza Pública fallecido, desaparecido, secuestrado o con disminución de capacidad psicofísica, según el caso.
Adicionalmente, deberán conservarse el contrato laboral, soportes de nómina, comprobantes de pago de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales, y cualquier documento que permita demostrar la base sobre la cual se calculó la deducción.
Doctrina DIAN
Como doctrina relevante, se identifica el Oficio 80185 de 2005, en el cual la DIAN analizó la deducción del artículo 108-1 E.T. y la relacionó con la deducción por pagos a huérfanos de miembros de la Fuerza Pública. Este pronunciamiento resulta útil en la medida en que confirma que el beneficio debe entenderse a partir de los supuestos previstos expresamente en la norma y de la acreditación de la calidad del beneficiario.
Límites aplicables
Este beneficio tiene un límite propio: la deducción máxima por cada persona está limitada a 610 UVT, incluidas las prestaciones sociales. Adicionalmente, el beneficio equivale al 200% de salarios y prestaciones sociales pagados, siempre que se cumplan los supuestos de la norma.
En cuanto al límite general del artículo 259-1 E.T., este artículo lista expresamente los beneficios sometidos al límite del 3% anual de la renta líquida ordinaria antes de detraer deducciones especiales y señala que los beneficios no incluidos en dicho listado no se someten a ese límite.
En la lista del artículo 259-1 no se identifica el artículo 108-1 E.T.; por tanto, en principio, este beneficio no estaría sometido al límite general del 3%, sin perjuicio del límite específico de 610 UVT por persona.
Deducción por contribuciones a educación de empleados
Norma que consagra el beneficio
El artículo 107-2 del Estatuto Tributario permite tomar como deducción en el impuesto sobre la renta el 100% de los pagos o aportes efectuados por la compañía por concepto de contribuciones a educación de los empleados, siempre que se encuentren debidamente soportados y cumplan los requisitos legales y reglamentarios aplicables.
La norma comprende tres grupos de pagos deducibles:
- (I) los pagos destinados a programas de becas de estudios totales o parciales y créditos condonables para educación, establecidos por personas jurídicas en beneficio de sus empleados o de los miembros del núcleo familiar del trabajador;
- (II) los pagos o inversiones dirigidos a programas o centros de atención, estimulación, desarrollo integral y/o educación inicial para hijos de empleados menores de siete años; y
- (III) los aportes realizados a instituciones de educación básica primaria, secundaria, media, técnica, tecnológica o superior reconocidas por el Ministerio de Educación, siempre que beneficien a las comunidades y zonas de influencia donde se realiza la actividad productiva o comercial de la persona jurídica.
Requisitos para acceder al beneficio
La deducción del artículo 107-2 E.T. procede frente a tres grupos de pagos: becas o créditos condonables para educación de empleados o miembros de su núcleo familiar; pagos o inversiones en programas de atención, estimulación, desarrollo integral o educación inicial para hijos de empleados menores de siete años; y aportes a instituciones educativas reconocidas por el Ministerio de Educación, siempre que beneficien comunidades o zonas de influencia de la compañía.
Para el caso de becas y créditos condonables, el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 – en adelante, DUR 1625 – exige que el programa educativo esté aprobado por el órgano de dirección de la empresa, sea conocido por todos los empleados, permita el acceso en igualdad de condiciones, el pago se realice directamente a la institución educativa a través del sistema financiero y el programa cuente con reconocimiento o convalidación de la autoridad educativa competente. Adicionalmente, el beneficio solo puede cubrir matrícula, pensión, textos o software relacionados con el programa educativo.
La compañía debe conservar la política educativa aprobada, evidencia de socialización a los empleados, comprobante de pago bancarizado, factura o soporte emitido a la compañía cuando corresponda, identificación del trabajador o miembro del núcleo familiar beneficiario y certificación anual suscrita por contador público o revisor fiscal con la información exigida por el reglamento.
Doctrina DIAN
La doctrina DIAN más relevante se concentra en tres puntos prácticos:
- Primero, la DIAN ha señalado que, cuando se cumplen los requisitos del artículo 107-2 E.T. y su reglamentación, los pagos educativos no constituyen pagos indirectos ni ingreso laboral gravable para el trabajador; por tanto, no deben integrar la base de retención en la fuente por ingresos laborales.
- Segundo, mediante el Oficio 906506 de 2020, la DIAN precisó que, si el empleador pacta cláusulas de permanencia mínima o exige al trabajador reintegrar los valores pagados por becas o créditos condonables, no procede la deducción del literal a) del artículo 107-2 E.T.
- Tercero, en el Oficio 903261 de 2021, la DIAN precisó que, tratándose de la deducción por contribuciones a educación de empleados, la factura electrónica de venta debe ser expedida al adquirente del servicio, esto es, a la persona jurídica empleadora que realiza el pago por concepto de beca de estudios o crédito condonable. En consecuencia, la factura emitida a nombre del trabajador o del estudiante, aun acompañada del recibo de pago, no resultaría suficiente para soportar la deducción en cabeza de la compañía.
Límites aplicables
La deducción del artículo 107-2 E.T. sí se encuentra expresamente incluida dentro de los beneficios sujetos al límite del artículo 259-1 E.T. En consecuencia, su valor debe incluirse dentro del cálculo del límite del 3% anual de la renta líquida ordinaria antes de detraer deducciones especiales, en los términos de la fórmula allí prevista.
Aprovechar las deducciones tributarias por empleados requiere más que identificar los beneficios contemplados en la legislación colombiana. También implica verificar el cumplimiento de los requisitos, contar con los soportes adecuados y evaluar los límites aplicables para evitar contingencias tributarias.
En Russell Bedford Colombia, a través de nuestra línea de Consultoría tributaria, acompañamos a las empresas en la revisión y aplicación de estos beneficios, contribuyendo a una gestión fiscal más eficiente y alineada con la normativa vigente.
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