Iniciando el año gravable 2026, resulta indispensable que las organizaciones y los trabajadores revisen y actualicen oportunamente los documentos para deducciones en retención en la fuente por salarios. La correcta aplicación de las deducciones y beneficios tributarios exige contar con certificados vigentes, completos y ajustados a la normativa laboral y fiscal colombiana, garantizando así el adecuado cálculo del impuesto y la mitigación de contingencias.
La norma establece que los certificados de intereses de vivienda/leasing y los certificados de pagos por salud (medicina prepagada) que disminuyen la base de retención deben ser presentados al agente retenedor a más tardar el 15 de abril de cada año. Hasta dicha fecha, el empleador puede tomar como válida la información del año anterior.
Para el año 2026, la DIAN fijó la UVT en $52.374.
A continuación, se relacionan los documentos a ser actualizados:
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Intereses y corrección monetaria por crédito de vivienda (adquisición)
¿Qué documento debes entregar?
- Certificado de la entidad financiera con intereses y corrección monetaria pagados en 2025 (para aplicar en nómina 2026).
Tope máximo mensual aplicable por esta deducción:- Máximo 100 UVT mensuales = $5.237.400.
Regla práctica relevante:Si el certificado corresponde a 12 meses, el empleador calcula el valor mensual deducible dividiendo por 12 (sin pasar 100 UVT/mes) o realiza el prorrateo correspondiente.
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Intereses y/o corrección monetaria por leasing habitacional
¿Qué documento debes entregar?
- Certificado de la entidad de leasing con los costos financieros/intereses pagados en 2025.
Tope máximo mensual aplicable por esta deducción:
- Máximo 100 UVT mensuales = $5.237.400.
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Medicina prepagada (trabajador, cónyuge y hasta dos hijos)
¿Qué documento debes entregar?
- Certificado de la entidad prestadora con los pagos efectuados en 2025.
Tope máximo mensual aplicable por esta deducción:
- Máximo 16 UVT mensuales = $837.984.
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Deducción por dependientes (“personas a cargo”)
¿Cuál es el beneficio?
- Una deducción mensual de hasta 10% de los ingresos brutos del mes, con tope de 32 UVT mensuales = $1.675.968.
¿Quiénes pueden ser dependientes? (según reglamentación aplicable en retención).
- Hijos del colaborador que tengan hasta 18 años. Anexar copia del registro civil de nacimiento.
- Hijos de 18 a 23 años estudiando en instituciones de educación superior certificadas por la autoridad correspondiente. (Anexar registro civil y certificado de la institución, o recibo de pago del semestre, año o trimestre actualmente cursado).
- Hijos mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos. (Anexar certificación médica, registro civil de nacimiento y fotocopia del documento de identidad).
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos. (Anexar certificación médica, registro civil de matrimonio y/o declaración de unión marital de hecho, fotocopia del documento de identidad, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional).
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT. (Anexar registro civil de matrimonio y/o declaración de unión marital de hecho, fotocopia del documento de identidad, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional).
- Los padres y/o hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia por ausencia de ingresos o ingresos menores en el año a 260 UVT. (Anexar certificación firmada por contador público, fotocopia de la Tarjeta Profesional, fotocopia del documento del dependiente).
- Los padres y hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos (Anexar certificación médica, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional, fotocopia del documento del dependiente).
Soporte mínimo exigible en retención:
- El trabajador debe entregar al empleador un certificado bajo gravedad de juramento identificando plenamente a los dependientes junto a los soportes que corresponda según sea el caso.
¿Por qué la fecha límite del 15 de abril importa tanto?
Porque la norma indica expresamente que:
- Los certificados de intereses/leasing y pagos por salud deben presentarse a más tardar el 15 de abril.
- Hasta esa fecha, el empleador puede seguir usando la información del año anterior.
Si entregas después de dicha fecha: el empleador aplicará el beneficio hacia adelante (desde el mes en que lo procese), y podrías perder “meses de alivio” en retención ya que estos no se pueden aplicar de manera retroactiva.
¿A quién beneficia actualizar estos soportes?
- Personas con crédito de vivienda o leasing habitacional: el tope de 100 UVT/mes puede tener un impacto fuerte en la base.
- Quienes pagan medicina prepagada (sobre todo si el valor mensual se acerca al tope).
- Quienes tienen dependientes que cumplen las condiciones (hijos estudiando, cónyuge sin ingresos, padres a cargo, etc.).
Puede no afectar cuando:
- Tu retención ya es muy baja o nula por nivel de ingreso. (La tabla inicia retención desde ingresos laborales gravados superiores a 95 UVT). Para el año 2026 equivale a $4.975.530.
Topes legales pueden limitar el efecto real:
- La renta exenta del 25% en rentas de trabajo existe, pero está limitada anualmente a 790 UVT.
- Además, en el impuesto de renta (cédula general) las rentas exentas y deducciones tienen una limitación general del 40% y un tope anual (según el art. 336).
- En salarios altos, puede ocurrir que ya estés sobre los límites, por lo que entregar más soportes no baja demasiado (o nada) la retención.
Beneficios y “contras” de aplicar estos beneficios:
Beneficios
- Menor retención mensual (mejor flujo de caja).
- Más estabilidad en la retención durante el año, con menos “saltos” por falta de soportes.
Contras / precauciones
- La retención es un anticipo del impuesto: bajar retención no elimina la obligación real si al final del año tu impuesto resulta mayor.
- Si se reporta información sin cumplir condiciones o sin soporte suficiente, el empleador puede no aplicarla.
Si deseas aplicar a estas deducciones no olvides que: Antes del 15 de abril de 2026, debes entregar al empleador:
- Certificado 2025 de intereses/corrección monetaria por crédito de vivienda (si aplica).
- Certificado 2025 de costos financieros por leasing habitacional (si aplica).
- Certificado 2025 de medicina prepagada (si aplica).
- Certificación de dependientes bajo gravedad de juramento + soportes internos requeridos por la compañía (si aplica).
En procesos de tercerización de nómina, una de las mayores fuentes de inconsistencias en retención en la fuente es la falta de soportes vigentes o la entrega extemporánea de certificados. Contar con un equipo especializado permite aplicar correctamente los topes, validar soportes y sostener la trazabilidad que exigen los procedimientos de retención, reduciendo reprocesos y riesgos.
Tienes dudas sobre ¿Qué certificados aplican para tus colaboradores? o ¿Cómo soportarlos correctamente?, nuestro equipo está en capacidad de orientarte, contáctanos.
En Russell Bedford, apoyamos a nuestros clientes en la administración integral de nómina, con acompañamiento técnico laboral y tributario para que la retención en la fuente se calcule de forma correcta y consistente, de acuerdo con la normatividad vigente.
