Recordamos a nuestros clientes que, en esta época del año, cobra importancia lo que se conoce como derecho de inspección, que es la facultad de los socios o accionistas de una sociedad para conocer la situación administrativa, financiera, jurídica y contable de la empresa a través de la revisión de sus libros y documentos.
A continuación, resolvemos algunas preguntas frecuentes sobre este derecho:
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¿Qué documentos se pueden revisar al ejercer el derecho de inspección?
R/- La norma establece que el derecho de inspección permite revisar libros y papeles de la sociedad, con la excepción de aquellos documentos que puedan ser utilizados en detrimento de la empresa, como secretos industriales y fórmulas exclusivas.
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¿Cuáles son las consecuencias para la administración si impide el ejercicio del derecho de inspección?
R/- La norma es clara al señalar que el personal de la compañía y/o la administración que impidan el ejercicio del derecho de inspección incurrirán en causal de remoción. Además, la acción para garantizar este derecho deberá ser ejercida por la persona competente designada para ello o con el respaldo de la entidad de control, como la Superintendencia de Sociedades.
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¿Cuánto tiempo se tiene para ejercer el derecho de inspección?
R/- El tiempo varía según el tipo de sociedad:
- En las sociedades anónimas, el derecho se puede ejercer dentro de los 15 días hábiles previos a la reunión del máximo órgano social.
- En las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.), se puede ejercer dentro de los cinco días hábiles anteriores a la reunión.
- En las sociedades de responsabilidad limitada, el derecho de inspección se puede ejercer en todo momento.
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¿Sobre qué periodos o años se puede ejercer el derecho de inspección?
R/- La Superintendencia de Sociedades ha indicado que la inspección se debe ejercer sobre los documentos del último ejercicio fiscal o contable, ya que los años anteriores se presume que fueron objeto de inspección (Oficio 220-058085 de 2002).
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¿Qué información debe suministrarse a quien ejerce el derecho de inspección?
R/- La norma aplicable a cada tipo de sociedad establece los documentos específicos a los que se puede acceder. De manera general, se deben suministrar:
- Estados financieros completos
- Actas de reuniones
- Papeles y documentos que soporten las cifras presentadas
Estos documentos deberán ponerse a disposición de los socios o accionistas en las oficinas de la administración para que puedan ejercer su derecho de inspección.
Normas de referencia
- Artículo 48 de la Ley 222 de 1995
- Artículos 314, 369, 379, 422 y 447 del Código de Comercio
- Artículo 20 de la Ley 1258 de 2008
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