El oficial de cumplimiento es la persona natural, la cual, está a cargo del diseño, dirección, implementación, auditoría, verificación del cumplimiento y monitoreo del sistema SAGRILAFT, asimismo, entre sus funciones está la de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención y mitigación del riesgo.
La empresa obligada es la responsable de asignar el oficial de cumplimiento y deberá certificar que el responsable cumple con todos los requisitos exigidos por la Superintendencia de Sociedades a través de la Circular Externa 100-000016 del 24 de diciembre de 2020, en este orden de ideas, tiene la obligación de informar por escrito a la entidad anteriormente mencionada indicando los datos básicos del Oficial de Cumplimiento, como por ejemplo; el nombre, número y tipo de identificación, correo electrónico y número de teléfono en un plazo máximo de 15 días hábiles siguientes a la designación.
Cabe resaltar la importancia de la escogencia del Oficial de Cumplimiento, ya que, por ley, existen unos requisitos mínimos, los cuales los postulantes y/o interesados a ocupar este cargo deben cumplir.
Requisitos Mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento
Después de que la empresa haya saneado las incompatibilidades e inhabilidades del Oficial, administrado los posibles conflictos de intereses, seleccionado el perfil del Oficial y designado las funciones específicas que se le asignen; deberá igual cumplir con los requisitos mínimos exigidos en la circular, que son:
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- Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
- Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2, del presente Capítulo X.
- Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
- No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
- No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
- Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
- Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
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Los anteriores son los requisitos que debe cumplir la persona natural que aspire a ser Oficial de Cumplimiento, sin embargo, también la Circular nos determina otros requisitos que debe tener, por ejemplo; contar con un título profesional, experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT, asimismo deberá comprobar conocimiento sobre la administración del riesgo LA/FT/FPADM a través de diversos estudios, como también deberá presentar el curso virtual ofrecido por la UIAF a través de su página de internet.
Funciones del Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento, aparte de las funciones que le son asignadas por la Empresa Obligada, debe cumplir como mínimo con una serie de funciones que se encuentran plasmadas dentro de la Circular emitida por la Superintendencia de Sociedades, las cuales son:
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- Velar por el cumplimiento efectivo, eficiente y oportuno del SAGRILAFT.
- Presentar, por lo menos una vez al año, informes a la junta directiva o, en su defecto, al máximo órgano social. Como mínimo, los reportes deberán contener una evaluación y análisis sobre la eficiencia y efectividad del SAGRILAFT y, de ser el caso, proponer las mejoras respectivas. Así mismo, demostrar los resultados de la gestión del Oficial de Cumplimiento, y de la administración de la Empresa, en general, en el cumplimiento del SAGRILAFT.
- Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT, cuando las circunstancias lo requieran y por lo menos una vez cada dos (2) años. Para ello deberá presentar a la junta directiva o al máximo órgano social, según el caso, las propuestas y justificaciones de los correctivos y actualizaciones sugeridas al SAGRILAFT.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal o la auditoría externa, si es el caso, y adoptar las Medidas Razonables frente a las deficiencias informadas. Si las medidas que deben ser adoptadas requieren de una autorización de otros órganos, deberá promover que estos asuntos sean puestos en conocimiento de los órganos competentes.
- Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de lo previsto en el presente Capítulo X, según lo requiera la Superintendencia de Sociedades.
- Verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, aplicables a la Empresa.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT/FPADM.
- Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT/FPADM que formarán parte del SAGRILAFT.
- Realizar la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la Empresa.
- Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, conforme lo establezca dichas normas y este Capítulo X.”
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