La Administración Tributaria mediante el Concepto No. 000034 del 10 de enero de 2024 emitió su opinión frente al tratamiento fiscal que deben tener los viáticos recibidos por un trabajador (sean permanentes u ocasionales), así como el reembolso de gastos en un Contrato de Prestación de Servicios.
Lo anterior, dado que la consulta inicial busca que la Administración Tributaria (mediante su Doctrina Oficial), equiparé el tratamiento de los viáticos que derivan de una relación laboral o legal y reglamentaria, con los pagos que se pueden hacer con la misma finalidad (más no bajo el mismo concepto) a personas que ejecutan labores por prestación de servicios.
En este caso, la DIAN inicia señalando que, aunque las rentas provenientes en ambos casos son rentas de trabajo de acuerdo con el artículo 103 del Estatuto Tributario, lo cierto es que cada figura presenta particularidades, como lo es el tratamiento aplicable a los gastos de manutención, alojamiento y transporte en las relaciones laborales y en la prestación de servicios.
Al respecto, el artículo 130 del Código Sustantivo del Trabajo indica que, laboralmente, los gastos de manutención, alojamiento y transporte corresponden al concepto de viáticos, los cuales pueden ser permanentes u ocasionales. Esta diferenciación dada en la legislación laboral, ha sido integrada en la legislación tributaria; como se ve en el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016:
“No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.
Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.”
En este orden de ideas, la DIAN señala que: “(…) los viáticos habituales correspondientes a alojamiento y manutención están sometidos a retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y no aquellos ocasionales o que corresponden a transporte.”
Ahora bien, cuando se trata del contrato de prestación de servicios, las reglas anteriores no resultan aplicables por no existir una relación laboral. No obstante, puede suceder que en el desarrollo del contrato se incurra en gastos de transporte, manutención y alojamiento por parte del contratista. En esta situación, es necesario establecer quién asume tales expensas si el contratista o el contratante.
En el caso de que los gastos sean asumidos por el contratante, este tendrá derecho a deducir estos gastos siempre que se cumplan los requisitos definidos en la norma fiscal para su deducibilidad. Adicionalmente, en este escenario el contratista no tendrá un ingreso, ya que se trata de un reembolso de gastos que corresponden al contratante.
En la misma línea, si contractualmente no se hace la distinción recién mencionada, el valor total pagado al contratista constituye su ingreso sin importar la destinación que se haga al mismo (transporte, manutención y alojamiento).
Teniendo en cuenta lo anterior, la DIAN resume su análisis de la siguiente manera:
-
En una relación laboral:
Los viáticos permanentes constituyen:
- Una renta de trabajo gravada para el trabajador.
- Una expensa para el empleador cuya deducción se somete a las reglas del artículo 108 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
Los viáticos accidentales u ocasionales:
- No constituyen una renta de trabajo gravada para el trabajador, siempre que se cumplan los requisitos previstos en el artículo 1.2.4.7 del Decreto 1625 de 2016.
- Una expensa para el empleador cuya deducción se somete a lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
-
En un contrato de prestación de servicios:
El reembolso por parte del contratante al contratista de los gastos por concepto de alojamiento, transporte y manutención:
- No constituye ingreso del contratista siempre que en el contrato se prevea expresamente que dichas expensas deben ser asumidas por el contratante.
- Una expensa del contratante cuya deducción se somete a lo previsto en el artículo 107 del Estatuto Tributario y demás disposiciones concordantes.
Si no se pacta el reembolso de gastos, el valor total del contrato será una renta de trabajo del contratista.
En Russell Bedford, comprendemos la complejidad del marco normativo tributario y su impacto en la gestión financiera de las empresas y contratistas. Por ello, ofrecemos servicios de consultoría tributaria especializada, brindando asesoría en la correcta aplicación de normativas como el tratamiento fiscal de viáticos y reembolsos de gastos, garantizando el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.
Nuestro equipo de expertos está preparado para optimizar su planificación fiscal y minimizar riesgos, asegurando una gestión eficiente y estratégica de sus obligaciones tributarias. ¡Contáctanos!
