En los últimos años, la UGPP ha intensificado sus procesos de fiscalización en materia de aportes al Sistema de Seguridad Social, especialmente frente a la correcta determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC).
De igual forma, el Ministerio del Trabajo mantiene la facultad de realizar visitas administrativas sin previo aviso para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales.
Por ello, resulta fundamental que las empresas revisen y fortalezcan sus procesos internos, particularmente en lo relacionado con la estructuración de la nómina y el manejo adecuado de los conceptos salariales y no salariales.
Especial atención: conceptos no salariales
Uno de los principales focos de revisión por parte de la UGPP corresponde a los pagos realizados bajo la denominación de conceptos no salariales.
Para mitigar riesgos, es importante:
- Que los conceptos no salariales estén debidamente determinados y diferenciados en la nómina.
- Contar con un documento suscrito (otrosí o acuerdo escrito) donde se establezca expresamente el carácter no salarial del pago, conforme a lo permitido por el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo.
- Verificar la correcta aplicación de la regla del 40% – 60%, establecida en la Ley 1393 de 2010.
El desconocimiento o la incorrecta aplicación de esta regla puede dar lugar a requerimientos oficiales, reliquidaciones, sanciones por inexactitud e intereses moratorios.
Correspondencia entre tiempo laborado y aportes realizados
La UGPP no solo revisa el IBC. También valida que el tiempo efectivamente laborado por el trabajador durante el mes coincida con los días reportados y cotizados en el Sistema de Seguridad Social.
Esto implica verificar:
- Que no existan diferencias entre días trabajados y días cotizados.
- Que las novedades (ingresos, retiros, suspensiones, licencias no remuneradas, incapacidades, vacaciones, entre otras) estén correctamente reportadas.
- Que el IBC corresponda proporcionalmente al tiempo efectivamente laborado.
Cualquier inconsistencia puede generar requerimientos por presunta omisión o inexactitud en los aportes.
Verificación de aportes frente a trabajadores que recibieron nómina
Otro punto crítico de fiscalización es la relación entre:
- Nómina pagada
- Nómina electrónica transmitida
- Aportes realizados mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA)
La UGPP cruza información para validar que:
- Todo trabajador que haya recibido pagos de nómina tenga sus respectivos aportes a salud, pensión y riesgos laborales.
- No existan empleados con pago de salario sin su correspondiente cotización al Sistema de Seguridad Social.
- Los valores reportados en la PILA coincidan con la información contable, la nómina y la transmisión de nómina electrónica.
- Las vacaciones estén correctamente registradas, acumuladas y compensadas conforme a la ley cuando sea procedente.
En términos prácticos, si un trabajador recibió remuneración, la entidad espera encontrar el correspondiente aporte a seguridad social, salvo que exista una novedad legalmente justificada y debidamente soportada.
Facultad de revisión de la UGPP
Es importante advertir que la UGPP tiene la facultad de requerir información y revisar aportes correspondientes a los últimos cinco (5) años.
Esto implica que cualquier inconsistencia histórica puede ser objeto de fiscalización, razón por la cual resulta indispensable mantener revisiones periódicas y correctivos oportunos.
Mensaje clave para los empleadores
La correcta estructuración de la nómina no es solo un asunto contable; es un elemento crítico de cumplimiento normativo y gestión del riesgo empresarial.
Hoy más que nunca, es indispensable que las empresas:
- Alineen nómina, contabilidad y seguridad social.
- Revisen periódicamente la aplicación de la regla del 40% – 60%.
- Verifiquen la conexión entre tiempo laborado, salario pagado y aportes efectuados.
- Mantengan soportes documentales claros, actualizados y trazables. Se recomienda contar con un sistema de custodia de información laboral mínimo de 20 años posteriores al retiro del trabajador.
¿Está preparado ante una visita sin previo aviso?
Recuerde que el Ministerio del Trabajo y la UGPP pueden auditar en cualquier momento el cumplimiento laboral de su organización. Las sanciones pueden ir desde multas económicas significativas hasta la suspensión o cierre temporal de operaciones en los casos más graves.
La prevención y la revisión interna periódica son la mejor herramienta para mitigar riesgos y garantizar tranquilidad frente a eventuales requerimientos de las autoridades.
Prepararte para una auditoría UGPP o para una visita del Ministerio del Trabajo no debería empezar cuando llega el requerimiento, sino desde la revisión preventiva de tu nómina, tus soportes y tus aportes a seguridad social.
En Russell Bedford te acompañamos a identificar inconsistencias, fortalecer tus procesos y reducir contingencias laborales y parafiscales con una visión práctica y empresarial.
