Durante años, el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) ha sido para muchas empresas un documento de cumplimiento formal: se elaboró, se publicó, se archivó y solo vuelve a aparecer cuando existe una investigación disciplinaria, una visita de autoridad o una discusión laboral.
En la práctica, no siempre se revisa con la misma atención y rigurosidad con la que se actualizan contratos, políticas de beneficios, esquemas de trabajo o procedimientos de talento humano. Sin embargo, con la reforma laboral incorporada por la Ley 2466 de 2025, esa lógica cambia.
El Reglamento Interno de Trabajo vuelve al centro de la conversación empresarial, no como un documento decorativo, sino como una herramienta clave para ordenar la gestión laboral, prevenir contingencias y demostrar cumplimiento.
La razón es sencilla, la reforma introdujo ajustes relevantes en materia de debido proceso disciplinario, publicación del reglamento, medidas de inclusión, ajustes razonables, no discriminación y coherencia entre las reglas internas y la forma en que efectivamente se gestiona la relación laboral.
Por eso, las empresas no deberían esperar a que se acerque el vencimiento del plazo para preguntarse si su reglamento todavía responde al nuevo marco legal.
La fecha que debe estar en el radar es el 25 de junio de 2026. La Ley 2466 de 2025 entró en vigencia el 25 de junio de 2025 y otorgó un término de doce meses para que los empleadores actualicen su Reglamento Interno de Trabajo. Al día de hoy, la fecha límite está literalmente a la vuelta de la esquina.
Por eso, para las empresas que aún no han iniciado este proceso, la actualización del reglamento dejó de ser una tarea futura y pasó a ser una prioridad inmediata. Y, como bien saben las áreas de Talento Humano, lo urgente casi nunca es amigo de lo bien documentado.
No es una actualización de forma
Uno de los errores más frecuentes frente a este tipo de obligaciones es asumir que basta con hacer una modificación superficial al documento. Cambiar una referencia normativa, agregar un párrafo sobre la reforma y volver a circular el reglamento puede parecer una solución práctica, pero difícilmente será suficiente si la empresa no revisa a fondo cómo está gestionando sus procesos internos.
Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo implica preguntarse si las reglas allí contenidas siguen siendo aplicables, si se ajustan a la realidad operativa de la compañía y si están alineadas con las nuevas exigencias legales.
También supone revisar si los líderes, jefes inmediatos y equipos de Recursos Humanos aplican en la práctica lo que el reglamento establece en el papel.
Este punto es especialmente importante porque muchas contingencias laborales no surgen de la inexistencia de una norma interna, sino de la distancia entre lo escrito en el documento y lo que ocurre en la práctica en la empresa.
Un reglamento puede verse impecable, pero si el procedimiento disciplinario se maneja por costumbre, por correo informal o con criterios distintos según el área, el riesgo permanece.
El procedimiento disciplinario: el capítulo que ya no puede seguir igual
Uno de los cambios más relevantes de la reforma laboral está relacionado con el procedimiento disciplinario. La Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo e incorporó garantías mínimas que deben observarse antes de imponer una sanción.
Entre esas garantías se encuentran la dignidad del trabajador, la presunción de inocencia, el derecho de defensa, la contradicción y controversia de las pruebas, la imparcialidad, la proporcionalidad, el respeto al buen nombre y la prohibición de sancionar dos veces por los mismos hechos.
La norma también exige una estructura mínima del proceso: comunicación formal de apertura, indicación clara de los hechos investigados, traslado de pruebas, oportunidad para presentar descargos, decisión motivada, sanción proporcional cuando haya lugar e instancia de impugnación.
En términos prácticos, esto obliga a revisar con cuidado los reglamentos que todavía contienen procedimientos disciplinarios demasiado generales, incompletos o ambiguos. La clásica fórmula de “se citará al trabajador a descargos y se decidirá lo pertinente” ya no conversa bien con el estándar actual.
Hoy la empresa debe estar en capacidad de demostrar que el trabajador conoció los hechos, tuvo acceso a las pruebas, pudo defenderse y recibió una decisión motivada.
Y aquí hay una advertencia importante:
«Una sanción puede estar materialmente justificada, pero volverse discutible si el procedimiento fue débil. En materia disciplinaria, no solo importa tener la razón; también importa poder demostrar que se actuó correctamente.»
El reglamento debe conversar con la operación real
La actualización del Reglamento Interno de Trabajo no debería hacerse de espaldas a la operación. De poco sirve construir un documento jurídicamente robusto si no refleja los horarios reales, las modalidades de trabajo, los canales de comunicación, las prácticas de supervisión, los protocolos internos y las políticas vigentes de la empresa.
Por eso, la revisión debe incluir aspectos como jornada, horarios, trabajo suplementario, permisos, obligaciones y prohibiciones, mecanismos de comunicación interna, reglas de convivencia, prevención de acoso y violencias en el mundo del trabajo, medidas de no discriminación, inclusión laboral, ajustes razonables para personas con discapacidad, desconexión laboral y modalidades de trabajo apoyadas en herramientas tecnológicas.
También es necesario verificar la coherencia del reglamento con otros documentos internos. Si el contrato individual, el manual de convivencia, la política de teletrabajo, el protocolo de acoso laboral, el código de conducta y el reglamento interno no están alineados, la empresa puede terminar con reglas cruzadas que dificultan la gestión y generan incertidumbre.
El Reglamento Interno de Trabajo debe ser una pieza del sistema de cumplimiento laboral, no un archivo aislado. Su valor está en que sea claro, aplicable y conocido por quienes deben usarlo.
Publicar no es simplemente enviar un PDF
Otro punto relevante es la forma en que el reglamento debe ponerse en conocimiento de los trabajadores. La reforma contempla mecanismos de publicación física y virtual, y permite que el empleador utilice canales digitales de la compañía para garantizar acceso al documento.
Esto abre una oportunidad práctica, pero también exige trazabilidad. La empresa debe estar en capacidad de demostrar cuándo publicó el reglamento, por qué medio lo hizo, qué versión fue comunicada y cómo garantizó que los trabajadores pudieran acceder a su contenido.
En un entorno donde muchas organizaciones operan con equipos híbridos, sedes múltiples o trabajadores remotos, la publicación del reglamento no puede manejarse como un simple trámite. Debe pensarse como una acción de comunicación interna, con soporte documental y claridad sobre la versión vigente.
No se trata únicamente de enviar un PDF, se trata de poder acreditar que la empresa cumplió con la obligación de divulgar el documento y que los trabajadores tienen acceso real a las reglas que rigen la relación laboral.
Lo que debería hacer una empresa antes de actualizar
Antes de modificar el reglamento, la empresa debería realizar un diagnóstico. Ese diagnóstico debe responder preguntas concretas:
- ¿Cuándo fue la última actualización?
- ¿El procedimiento disciplinario cumple con las nuevas exigencias?
- ¿Las políticas internas están alineadas?
- ¿Los horarios y modalidades de trabajo reflejan la operación actual?,
- ¿Existen capítulos desactualizados?
- ¿El documento contiene referencias normativas que ya no aplican?
- ¿Se conserva evidencia de publicación y comunicación?
Después de esa revisión, conviene definir una ruta de actualización. No todas las empresas parten del mismo punto. Algunas requerirán ajustes puntuales, mientras que otras necesitarán una reforma integral del documento. En ambos casos, lo importante es evitar modificaciones improvisadas o desconectadas de la realidad empresarial.
También resulta recomendable involucrar a las áreas que inciden en la gestión laboral: Talento Humano, Legal, Seguridad y Salud en el Trabajo, Operaciones, líderes de proceso y, cuando aplique, equipos de cumplimiento o auditoría interna. El reglamento no es solo un documento jurídico; es una herramienta de gestión diaria.
Finalmente, una vez actualizado, debe existir un plan de comunicación. Los líderes deben conocer los cambios, Recursos Humanos debe aplicar correctamente los procedimientos y los trabajadores deben tener acceso claro al documento. Si la empresa actualiza el reglamento pero nadie sabe cómo usarlo, el avance queda a medio camino.
¿Por qué conviene actuar antes del vencimiento?
El plazo vence el 25 de junio de 2026 y, considerando que ya estamos en la recta final, esperar más puede convertirse en una mala estrategia. La actualización del Reglamento Interno de Trabajo requiere revisión jurídica, entendimiento operativo, ajustes documentales, socialización interna y evidencia de publicación.
Además, actuar con tiempo permite que la empresa identifique brechas y corrija prácticas antes de que se conviertan en contingencias. Por ejemplo, si hoy el procedimiento disciplinario se maneja sin traslado claro de pruebas, sin decisiones suficientemente motivadas o sin instancia de impugnación, la actualización del reglamento puede ser una oportunidad para corregir el proceso antes de enfrentar un caso sensible.
La prevención laboral rara vez hace ruido, pero evita muchos incendios. Y en este tema, el mejor resultado no es tener un reglamento bonito, sino uno claro, que funcione cuando la empresa realmente lo necesite.
Consideración final
La actualización del Reglamento Interno de Trabajo conforme a la Ley 2466 de 2025 no es un trámite que convenga dejar para el último momento. Se trata de una obligación con impacto directo en la gestión disciplinaria, la comunicación interna, la coherencia documental y la prevención de riesgos laborales.
El 25 de junio de 2026 es la fecha límite y el margen de reacción es ya reducido. Las empresas que realicen un diagnóstico inmediato, revisen sus procedimientos, actualicen sus políticas y documenten adecuadamente la publicación del reglamento estarán mejor preparadas para responder frente a trabajadores, autoridades y eventuales reclamaciones.
En Russell Bedford Colombia, brindamos acompañamiento a las empresas en la revisión y actualización de su Reglamento Interno de Trabajo, la alineación de sus políticas laborales y la implementación práctica de los cambios derivados de la reforma.
Nuestro enfoque busca que esta obligación no se quede en una actualización documental, sino que se convierta en una herramienta real de cumplimiento, prevención y gestión empresarial.
Escrito por: 
Santiago Pérez Laverde.
Senior Laboralista BPO.
Russell Bedford Bogotá.
