Un accionista solicita ejercer su derecho de inspección antes de la asamblea anual; el representante legal le responde que solo puede hacerlo personalmente, que no puede enviar a un contador o a un abogado en su nombre y que la ley no contempla esa posibilidad.
Así las cosas, el accionista cede, la asamblea se celebra con normalidad, se aprueban los estados financieros y la información sensible no es revisada con el rigor técnico que merecía. Bajo este entendido, la Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio 220-296775 de 2026, ha sido clara en indicar que esa práctica no tiene soporte legal, no la ampara la Circular Básica Jurídica y contradice el ordenamiento societario colombiano.
¿Qué es el derecho de inspección y por qué es importante?
El derecho de inspección es una prerrogativa individual inherente a la calidad de asociado; consiste en la facultad de examinar, directamente o mediante persona autorizada, los libros y papeles de la sociedad en la que se realizaron los aportes, con el fin de conocer su situación administrativa, financiera, contable y jurídica. Así lo define la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades en su numeral 3.6 del Título III.
No se trata de un privilegio, es el mecanismo que tiene el socio para vigilar que la administración actúa en interés de la sociedad y no en el propio. Sin él, el accionista minoritario queda a merced de la información que la gerencia decida compartir, y esa asimetría es exactamente lo que el legislador colombiano quiso corregir al incorporar esta figura en el Código de Comercio y en la Ley 1258 de 2008.
¿Se puede ejercer el derecho de inspección a través de apoderado?
El numeral 3.6.1 del título III de la Circular Básica Jurídica expresa que los accionistas o socios, en ejercicio del derecho de inspección, podrán:
«Los asociados podrán ejercer este derecho por conducto de un representante debidamente facultado o asistir acompañados de un profesional con el conocimiento técnico para examinar los papeles de la sociedad. En este caso, el asociado será responsable del uso indebido que de la información llegue a hacer ese tercero.»
(Negrilla y subraya por fuera del texto original)
Ahora bien, la Superintendencia confirmó en el Oficio 220-296775 de 2026 que esta práctica no contraviene la legislación comercial ni lo dispuesto en la Circular Básica Jurídica, lo que significa que el representante legal que niegue el acceso a un apoderado debidamente identificado está incumpliendo una obligación legal, no ejerciendo una facultad discrecional.
El socio puede enviar a un contador, a un abogado o a un equipo de profesionales identificados mediante comunicación escrita dirigida al representante legal, y la administración está en la obligación de permitir ese acceso.
¿Qué documentos pueden inspeccionarse?
Según el numeral 3.9 del título III de la Circular Básica Jurídica, los documentos sobre los que recae son:
- Los libros de contabilidad con sus comprobantes y soportes;
- La correspondencia relacionada con los negocios sociales;
- Los libros de actas de asamblea o junta de socios y de junta directiva;
- El libro de registro de socios o accionistas;
- Los estados financieros de fin de ejercicio junto con los documentos que la junta directiva o el representante legal presentan al máximo órgano social, así como los enunciados en el artículo 446 del Código de Comercio.
Frente a este punto, la Superintendencia precisó en el Oficio 220-027263 de 2015 que el derecho de inspección no habilita al accionista para tomar fotos, copiar documentos por cualquier medio o capturarlos a su discreción; la inspección se limita a revisar, estudiar y analizar la información, sin que exista derecho a pedir copias, salvo que medie autorización del máximo órgano social.
Asimismo, el numeral 3.8.1 del título III de la Circular Básica Jurídica establece una excepción relevante: cuando los accionistas tienen a su vez la calidad de competidores, la administración puede restringir el acceso a información que constituya secreto empresarial en los términos de la Decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina, siempre que esa restricción sea razonable y justificada, no una excusa genérica para negar el acceso.
¿Cuándo puede ejercerse el derecho de inspección y dónde?
La oportunidad varía según el tipo societario, y confundirla es otro error frecuente. En las sociedades colectivas, en comandita y de responsabilidad limitada, el derecho puede ejercerse en cualquier momento, conforme a los artículos 314 y 369 del Código de Comercio.
En las sociedades anónimas, el artículo 447 del Código de Comercio establece que los documentos deben ponerse a disposición de los accionistas durante los quince (15) días hábiles anteriores a la reunión de la asamblea en que se consideren estados financieros. En las S.A.S., el artículo 20 de la Ley 1258 de 2008 reduce ese término a cinco (5) días hábiles anteriores a la reunión, salvo que los estatutos prevean un plazo superior.
En cuanto al lugar, la inspección debe ejercerse en las oficinas de la administración que operen en el domicilio principal de la sociedad, aunque los administradores pueden disponer que se ejerza mediante repositorios digitales u otros instrumentos tecnológicos que salvaguarden la reserva de la información, sin que esa alternativa los exima del deber de permitir el acceso.
Conclusiones
La negativa a permitir el ejercicio del derecho de inspección a través de apoderado no es una posición legal. Es una práctica que contradice la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, el Código de Comercio y la Ley 1258 de 2008, y que el Oficio 220-296775 de 2026 se encargó de despejar sin ambigüedades.
Asimismo, el derecho de inspección tiene límites claros: no faculta para sacar documentos de las oficinas, no permite copias salvo autorización del máximo órgano social y puede restringirse razonablemente frente a información que constituya secreto empresarial, pero ninguna de esas restricciones habilita a los administradores para negar el acceso a un apoderado válidamente designado.
En definitiva, el socio que ejerce su derecho de inspección a través de un profesional técnico no está haciendo algo excepcional ni cuestionable; está usando exactamente el mecanismo que el legislador diseñó para que el control societario funcione.
La pregunta que deberían hacerse los administradores no es si el apoderado puede entrar, sino:
¿Qué tan preparados están para que alguien con conocimiento técnico revise los libros y la documentación confidencial de la compañia?
¿Sabe tu empresa qué responder cuando un accionista llegue con su equipo de profesionales a ejercer el derecho de inspección?
Preguntas frecuentes:
¿Puede un accionista ejercer el derecho de inspección por medio de apoderado?
Sí. El accionista o socio puede ejercer el derecho de inspección mediante un representante debidamente facultado o asistir acompañado de un profesional con conocimiento técnico.
¿Qué documentos pueden revisarse en el derecho de inspección?
Pueden revisarse libros de contabilidad, soportes, correspondencia relacionada con los negocios sociales, actas, libro de registro de socios o accionistas y estados financieros de fin de ejercicio.
¿El derecho de inspección permite tomar fotos o copias de los documentos?
No necesariamente. La inspección permite revisar, estudiar y analizar la información, pero no tomar fotos, copiar documentos o exigir copias, salvo autorización del máximo órgano social.
¿Cuándo puede ejercerse el derecho de inspección en una S.A.S.?
En las S.A.S., puede ejercerse durante los cinco días hábiles anteriores a la reunión en la que se consideren los estados financieros, salvo que los estatutos establezcan un término superior.
En Russell Bedford Colombia, entendemos que el derecho de inspección por apoderado no solo es un asunto societario, sino un punto crítico para la transparencia, el gobierno corporativo y la prevención de conflictos entre socios.
Si tu empresa necesita revisar sus protocolos de atención a accionistas, preparar la documentación previa a una asamblea o definir límites razonables para proteger información confidencial, nuestro equipo de Servicios legales puede acompañarte con una visión práctica y alineada al cumplimiento empresarial en Colombia.
