Para tener una correcta gestión sobre las cuentas por pagar en un departamento de finanzas es importante tener un registro al día y exacto de todos los compromisos de la empresa, plazos en pago disponible en bancos y así poder prever y contar con flujo de caja necesario y cumplir con sus compromisos con certeza y beneficio.
En muchas empresas, la gestión se hace de forma manual, es decir, se siguen usando documentos en papel o en el mejor de los casos PDF y la aprobación de las órdenes de compra y las facturas sigue siendo de forma manual, por no decir que incluso a veces a destiempo. Esto resulta muy desgastante, es una fuente de errores y de sobregastos, los documentos se refunden en escritorios, hay retrasos en los pagos, la gestión es imposible y resulta muy ineficiente en términos de tiempo para cierres contables oportunos.
Por este motivo es que varias empresas ya han implementado tecnologías de automatización en gestión del proceso cuentas por pagar con alta capacidad de mejorar la productividad y el rendimiento. El paso más importante que hay que dar hacia una buena gestión de las cuentas por pagar es entonces, la incorporación de tecnologías de automatización. Este tipo de herramientas es fácil y rápido de implementar, accesible, y permite tener visibilidad, trazabilidad y control de las cuentas por pagar, incluso con cruces automáticos con lo reportado a entidades de impuestos.
Claves para automatizar gestión de cuentas por pagar
1. Conocer los desafíos y las prioridades de la gestión
En primer lugar, es necesario identificar qué problemas enfrenta el departamento de finanzas con el proceso, volúmenes de documentos, tiempo en aprobar facturas, pérdida de documentos, claridad en el proceso con compradores y aprobadores, falta de visibilidad contable, registro contable en las cuentas equivocadas, diferentes centros de costo, entre otros.
2. Identificar qué se puede modificar
Describir la situación actual del proceso y conocer dónde se puede tener mayor control por actividad. Definir qué documentos deben procesarse y su volumetría, qué circuitos siguen las facturas, cuáles los actores y en qué fase del proceso, cuáles son los informes utilizados, etc. Identificar correctamente las reglas de control y sus posibles excepciones (sin perder de vista el objetivo de simplificación), permite ganar tiempo en la implementación de un proyecto de mejora y la minimización de riesgos por la no alineación de la solución considerada con las expectativas de la gerencia.
3. Consulte al departamento de finanzas involucrado en el proceso
Muy importante consultar a diferentes interesados en el proceso (director financiero, contables, compradores, validadores, dirección general de la empresa, tesorería, etc.), con el fin de comprender problemas existentes y resolver, revisar prioridades y recopilar información de cuentas por pagar. Al contar con la participación de los usuarios en el diseño de la solución se consolida su adhesión al proyecto. A su vez, es importante incorporar al departamento de tecnología para que esté al tanto y haga seguimiento de todo el proyecto.
4. Defina objetivos y metas cuantitativas
Elegir los indicadores correctos es importante para poder medir su retorno de la inversión con la información correcta y el buen control de las cuentas por pagar. En un proyecto de automatización de las cuentas por pagar, generalmente hay 4 indicadores que resultan ser especialmente pertinentes:
1. El tiempo y el costo del procesamiento de una factura en todos sus pasos.
2. El promedio en procesamiento de una factura, desde su recepción hasta su archivo.
3. El número de facturas procesadas por contable (volumetría) con indicadores.
4. Litigios con los proveedores y tiempo medio de solución dedicado en cada caso.
Los objetivos pueden ser:
Reducir plazo de tratamiento de factura, aumentar la cantidad de facturas que puede procesar el departamento de finanzas, relacionar la factura con la orden de compra, con el recibo servicio y/o bien entre otros.
5. Defina objetivos cualitativos.
Los objetivos cualitativos están ligados directamente con aquellos puntos débiles o problemas que se detectaron en el primer paso. Por ejemplo: si se detectó el problema del incumplimiento de términos legales acordados, un objetivo cualitativo sería entrar en cumplimiento legal. Otro ejemplo puede ser la falta de visibilidad y seguimiento del proceso y como objetivo cualitativo tener la total visibilidad del proceso de las cuentas por pagar en tiempo real, mediante reportes en línea.
Aprovechamiento de descuentos por pronto pago sobre posibilidades ofrecidas por proveedores de servicios y/o bienes dependiendo de posiciones favorables de caja.
6. Elegir una solución especializada y adaptada a necesidades que se integre con una ERP.
En primer lugar, es asegurarse que la solución que elija sea compatible y se integre perfectamente con el ERP que se tenga ya que ambos sistemas se nutrirán de datos de forma bidireccional (operación a operación integrada con modulo financiero).
Los datos contenidos en las facturas son la esencia del proceso. La tecnología de reconocimiento de los caracteres empleadas (OCR) debe ser lo suficientemente eficaz y competente para garantizar la automatización del proceso de cuentas por pagar y garantizar su fiabilidad del 100%.
Para que sea instantáneamente eficaz, competente, y para que el resultado perdure en el tiempo, la tecnología debe utilizar preferentemente un sistema de localización de los datos «full-text» que extrae automáticamente los datos pertinentes, con independencia de su ubicación en el documento. Este sistema presenta la ventaja de liberar cualquier configuración inicial en el momento de arrancar el proyecto ya que la calidad del reconocimiento no está relacionada con un formato de factura, sino que utiliza un razonamiento inteligente para localizar la ubicación de la información pertinente. Esta independencia de ubicación de información en documento permite liberarse también de las evoluciones en la presentación de facturas con el paso del tiempo.
Para concluir, es necesario buscar una solución que resuelva sus problemas y que no se convierta luego, en un problema en sí mismo. Optar por la tecnología de automatización de Cuentas por pagar inadecuada o que no se integre bien con el ERP puede resultar en bajo ROI, tensión con los empleados, entre otras. Son varias las razones por las cuales una empresa puede terminar invirtiendo en la tecnología incorrecta, pero, sobre todo, la principal razón, es la confusión frente a una oferta tan variada en manejo y captura de datos.
7. Comience con la captura inteligente de documentos, reconocimiento avanzado de caracteres y extracción de datos inteligentes.
La calidad en el reconocimiento automático de los datos permite minimizar considerablemente las intervenciones de colaboradores, automatizar la conciliación entre las facturas y los pedidos, así como automatizar las cargas contables o detectar las duplicaciones. Gracias a la tecnología innovadora de reconocimiento de caracteres, no es necesario intervenir cada vez que se añade un nuevo proveedor, o cada vez que uno de sus proveedores cambia el formato de sus facturas. En otras palabras, no se necesitan modelos preestablecidos.
Aunque usted tenga una parte importante de facturas en papel, en la actualidad predomina el formato electrónico. Por consiguiente, la solución que se considerará debe ser capaz de capturar tanto las facturas en papel (a través de cualquier escáner o equipo multifunción) como las electrónicas (PDF, EDI, ofimáticas, XML) que le lleguen a través de todos los canales existentes: correo postal, correo electrónico, buzones comunes, FTP, etc.
La herramienta elegida debe poder gestionar los diferentes flujos de facturas de una manera homogénea e industrializada, dentro de cada cliente e incorporarlo en sus procesos.
Los datos deben estar accesibles en todo momento desde cualquier lugar (Enterprise) para poder controlar todo el proceso de cuentas por pagar eficientemente y que sirva online.
8. Elija una tecnología Cloud que sea compatible con las herramientas de la compañía.
Las soluciones en modo Cloud (nube) constituyen una ventaja fundamental.
De hecho, gracias a este modo de distribución de soluciones informáticas, las empresas tienen rápidamente una solución operativa al estar la aplicación alojada en el editor (o en un proveedor de hosting especializado) a la cual puede accederse desde un simple navegador de Internet.
Para utilizar la aplicación no se necesita ninguna inversión previa en material o en programas informáticos (compras de licencias). De este modo, tampoco se necesitan competencias específicas, recursos especiales o experiencia técnica para garantizar la gestión, dado que son asumidos por el proveedor de hosting las 24 horas del día.
9. Elija una sola herramienta para todo el proceso de cuentas por pagar
Para tener todos los beneficios esperados en un proyecto de automatización, es preferible optar por una única solución que abarque el proceso de Cuentas por pagar de principio a fin, es decir, desde la realización de la requisición, compra, hasta el pago de la factura del proveedor, por parte de tesorería.
10. Priorizar trazabilidad total de los documentos de diferentes áreas (departamentos).
El sistema de automatización debe seguir todo el ciclo de vida de los documentos, desde la creación de una petición de compra (requisición) hasta el envío del pedido, la gestión de su recepción (acuse recibo), la conciliación de la factura con OC, las fases de validación, las aprobaciones, etc. Las herramientas de trazabilidad hacen un seguimiento de auditoría fiable y constituyen una herramienta pertinente para la detección de fraudes, provenientes de proveedores falsos o pretensiones sobre servicios no prestados y/o contratados.
Edgar Gustavo Álvarez
Director Servicios Contables
Russell Bedford RBG
