Con las exigencias de la Superintendencia de Sociedades en materia de prevención de riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional, las compañías se ven en la necesidad de implementar el sistema de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos y financiación del terrorismo (SAGRILAFT) y el programa de transparencia y ética empresarial (PTEE).
En esa etapa de implementación se pueden cometer los siguientes errores:
Diagnóstico:
- No conocer el entorno, materialidad, actividad y las características propias de las compañías.
- No tener en cuenta las políticas y/o procedimientos formales de que dispone la compañía, con el término formal se hace referencia a los documentos aprobados por la junta directiva o el máximo ente.
- Prescindir de los procedimientos informales de la compañía, con el término informal se hace referencia a labores que realizan en el día a día los empleados y administradores para el desarrollo de sus procesos, pero que no se encuentran documentados.
- No realizar las entrevistas con líderes de cada proceso, siendo esto de vital importancia para determinar los posibles riesgos a que se encuentran expuestos.
Elaboración de documentos
- Redactar manuales complejos y de difícil entendimiento para las partes interesadas.
- Elaborar políticas y/o procedimientos sin realizar una retroalimentación con los funcionarios de las compañías. En nuestra experiencia muchas veces nos encontramos con líderes de procesos de áreas como recursos humanos, compras y comercial que no conocen las nuevas directrices para cumplir con el SAGRILAFT y PTEE, qué documentos deben solicitar a las contrapartes, qué medidas deben tomar si evidencian posibles riesgos, entre otras situaciones.
- Crear matrices de riesgos sin los controles adecuados. Un control eficiente debe distinguir el área o cargo responsable, la periodicidad con que se realiza, si es manual o si se utiliza alguna herramienta tecnológica, el tipo de control (correctivo, preventivo, detectivo).
- Elaborar formatos de conocimiento de contrapartes (asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores), que no sean adaptables o útiles para las compañías. Un formato que no guarde relación con la actividad de la compañía o que genere reprocesos en la vinculación de contrapartes, puede afectar las negociaciones.
- No adicionar a sus contratos con contrapartes las cláusulas de cumplimiento. Para estos programas se debe salvaguardar a las compañías a través de cláusulas que manifiesten que si se incumple con el SAGRILAFT o PTEE se da por terminada la relación laboral o comercial.
Oficial de Cumplimiento
- Designar un oficial de cumplimiento que no cuente con la experiencia y conocimiento necesarios. De acuerdo a las circulares, el oficial de cumplimiento debe contar con mínimo 6 meses de experiencia en la administración de estos programas y acreditar a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar en materia de administración y gestión de estos riesgos.
- Nombrar un oficial de cumplimiento que no se encuentre domiciliado en Colombia.
Canales de comunicación
- No implementar canales donde se puedan recibir reportes de posibles incumplimientos al SAGRILAF y PTEE o denuncias relacionadas con estos programas. No es necesario destinar grandes presupuestos para desarrollar dichos canales, si la compañía cuenta con una página web y una sección destinada a recibir PQRs, puede modificarla para recibir posibles actos de corrupción, de lavado de activos, entre otras tipologías. También puede optar por crear correos electrónicos o disponer de líneas telefónicas para recibir denuncias.
- No garantizar el anonimato y la confidencialidad de los denunciantes.
Para evitar caer en estos errores en la implementación del SAGRILAFT y PTEE, las compañías tendrán programas ajustados a sus propias realidades y a sus necesidades. Sus funcionarios tendrán sus roles correspondientes y sabrán qué medidas y controles deben tomar para reducir los riesgos de lavado de activos, financiación del terrorismo, corrupción y soborno transnacional.
Es importante destacar que la implementación de SAGRILAFT es un proceso continuo que requiere monitoreo constante, revisión y actualización de las políticas y procedimientos, así como la adaptación a los cambios normativos y las mejores prácticas en el campo.
La responsabilidad de implementar SAGRILAFT en una empresa recae en la alta dirección y el equipo de cumplimiento normativo o riesgo. En Russell Bedford apoyamos a los empresarios en esta importante obligación. Necesitas más información sobre SAGRILAFT o PTEE. Contáctanos aquí
Escrito por:
Ronald Esley Palma de Avila
Semi Senior Compliance
Russell Bedford RBG
