Contar con la información a tiempo y debidamente clasificada y ojalá analizada se convierte en una de las principales herramientas para una buena gerencia y toma de decisiones, pues facilita la buena planeación, apropiado control y toma de decisiones oportunas que llevan a cualquier compañía a ser más competitiva con clara diferenciación de su competencia, pues la mayoría de gerencias miran sus datos a cada cierre y en el mejor de los casos ocho (8) días después de haberse terminado cada mes calendario.
Una de las formas para hacer la diferencia con los continuos cambios y la globalización de la economía es tener siempre información sobre la evolución y marcha de sus negocios, especialmente en la actualidad donde el crecimiento empresarial y nacimiento de nuevos negocios es tan cambiante y todo gracias a la tecnología. Contar con herramientas de avanzada es una ventaja competitiva para hacer mejores planes y controles apropiados sobre cambios en forma de trabajo y rapidez para atender las necesidades del mercado.
Hoy en día se busca la eficacia y eficiencia, mediante cambios continuos en la forma de relacionarse y como los recursos que se poseen deben ser explotados al máximo para atender demandas, por ello la información oportuna es la mejor herramienta, no necesariamente la información contable estándar de balances y estados de resultados sino cambios en los diferentes puntos referentes de las operaciones, mostrando dicha información en línea para toma de correctivos y acciones inmediatos mejorando calidad y aprovechando oportunidades, tal es el caso de puja en propuestas comerciales vía internet (e-commerce) tanto para compra como venta de productos y servicios.
Una recomendación para mejorar calidad, mejorar posición y hacer crecer los negocios es contar con la información financiera en línea y en tiempo real y para ello los software contables han desarrollado nuevas tecnologías al servicio del gerente financiero incluyendo desarrollos como computación en la nube (cloud computing) que mantienen la información de su negocio en forma estructurada, sin necesidad de acudir a los códigos contables sino a operaciones y su incidencia a corto y largo plazo que coadyuva a tomar mejores decisiones basado no solo en historia sino en tendencias y proyecciones, basadas en información real oportuna en sus propias herramientas como PC o incluso en celulares.
Algunos autores han tratado esta herramienta de información parcial extractada de la contabilidad como un sistema de contabilidad de administración que se caracteriza y difiere de la contabilidad tradicional por las razones siguientes:
- Pese a ser una herramienta muy práctica, no es de requerimiento obligatorio, al contrario, es totalmente opcional y la mayoría de empresas optan por obviar este tipo de contabilidad. Por lo tanto, no existen requisitos formales ni está regulada por los principios de contabilidad generalmente aceptados. Por eso, la contabilidad administrativa y la financiera pueden distar mucho en su formato y en la información presentada.
- A diferencia de contabilidad financiera, la administrativa puede incluir datos útiles que sirven de información para la administración de la empresa, como puede ser el coste de oportunidad que supone ciertos encargos, y no está supeditada a ningún tipo de reglamento.
- Para que toda esta información sea realmente práctica, debe ser presentada de forma rápida: al ser utilizada para la toma de decisiones, los datos demasiado antiguos pueden no ser fidedignos con la situación actual de la empresa.
- Los informes deben ser detallados y hacer referencia a todos los departamentos, con sus equipos, inventarios e incluso actividades desarrolladas. Así los directivos podrán saber qué áreas son eficientes para tomar las decisiones adecuadas.
- La información que contiene está soportada más en estimaciones que en mediciones exactas, pero son basadas en predicciones preelaboradas por diferentes áreas.
- No es necesario que los informes concuerden con lo establecido por la empresa en términos de presupuesto, sino que pueden elaborarse en función de las necesidades de la gerencia.
Entre las ventajas de la contabilidad administrativa se destacan: ser de fácil aplicación, bajo costo para realizarla, respeta los principios contables. La desventaja es que se depende de los diferentes departamentos en cuanto a la entrega de los datos necesarios para obtener los resultados.
Para llegar a usar la información contable como herramienta de gerencia es necesario pasar por todo un proceso, empezando por elaborar un análisis y luego seguir un plan de control de acciones. En el camino hay que ir dando otros pasos, como el reconocimiento del problema y su delimitación, la búsqueda de información, la toma de decisiones o la propuesta de alternativas y su puesta en marcha.
Una perfecta combinación de habilidades interpersonales y profesionales es lo que permite a los contadores públicos de hoy desempeñarse con éxito en los distintos roles y áreas: asesoría, consultoría, análisis y gestión estratégica.
Edgar Gustavo Álvarez
Gerente Servicios Contables
Russell Bedford RBG
