Lo que debes saber sobre Incapacidades Laborales

¿Qué es una Incapacidad Laboral?

En Colombia, una Incapacidad Laboral se refiere a la condición en la que un colaborador no puede realizar sus funciones laborales habituales debido a una enfermedad o lesión temporal. Esta Incapacidad puede ser consecuencia de una variedad de razones, como enfermedad, accidente, cirugía, embarazo o cualquier otra condición médica que impida que el empleado realice su trabajo de manera eficiente y segura. Decreto 770 de 1975.

Clasificación de las incapacidades

1. Origen Común: Accidente o dolencia no laboral externalizando.
2. Laboral o Profesional: Enfermedad asociada a la actividad laboral o accidente sucedido en el trabajo
3. Licencia Maternidad: Licencia de dieciocho (18) semanas – (126) días
4. Licencia Paternidad: Licencia de dos (2) semanas (14) días

Como funcionan las Incapacidades Laborales

• ¿Quién prescribe la Incapacidad?

Cualquier médico puede emitir una Incapacidad, que es justificación de la ausencia del trabajador a cumplir sus funciones, sin que el trabajador deba ser sancionado ni mucho menos despedido por estar enfermo.

• ¿Qué es la transcripción de una Incapacidad?

La transcripción es el proceso a través del cual la EPS expide oficialmente la Incapacidad Laboral prescrita por médicos externos a su sistema.

• ¿Qué es la prórroga de la Incapacidad?

Se entiende por prórroga de la Incapacidad, la que se expide con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con esta, así se trate de código diferente; siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a treinta (30) días calendario. Art. 9 del Decreto 770 de 1.975.

• Radicación de Incapacidades

De acuerdo al artículo 121 del decreto Ley 0019 de 2012, la radicación de incapacidades está en cabeza del empleador. En ningún caso el trabajador debe realizar los trámites para el reconocimiento del pago en las incapacidades ante la EPS.

• Pago de Incapacidades

Las Incapacidades de origen común las debe pagar el empleador, la EPS y el fondo de pensiones según la duración de la incapacidad. Artículo 3.2.1.10 Decreto 780 de 2016.

A continuación, se presenta la clasificación de los días de incapacidad, entidad encargada y el porcentaje a pagar por esta:

La EPS se encargará del día 541 en adelante en los siguientes casos:

• Cuando exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.
• Cuando el paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la Incapacidad por enfermedad general de origen ordinario, habiendo seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.
• Cuando por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.

En los demás casos, luego de 540 días los paga el fondo de pensión.

A tener en cuenta:

Cuando la entidad promotora de salud o entidad adaptada emita concepto desfavorable de rehabilitación, se dará inicio al trámite de calificación de Invalidez de que trata el artículo 41 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 142 del Decreto Ley 019 de 2012.

Preguntas frecuentes:

• ¿Desde qué día de ingreso del colaborador, se reconocen las Incapacidades por la EPS?

Para el reconocimiento y pago de la prestación económica de la Incapacidad por enfermedad general, conforme a las disposiciones laborales vigentes, se requerirá que los afiliados cotizantes hubieren efectuado aportes por un mínimo de cuatro (04) semanas. Artículo 2.1.13.4 Decreto 780 de 2016.

• ¿En todos los casos las EPS reconocen el pago de las Incapacidades Laborales?

1. El trabajador no está afiliado a la EPS.
2. La afiliación fue suspendida por mora en el pago de los aportes.
3. Cuando se ha cotizado menos de 4 semanas.
4. Cuando la Incapacidad es originada por accidente Laboral o Enfermedad Laboral.
5. La Incapacidad se deriva de un tratamiento estético
6. Cuando se trata de los dos primeros días de Incapacidad.

El pago de la Incapacidad o la licencia de maternidad lo hará directamente el empleador al afiliado cotizante con la misma periodicidad de su nómina. (Numeral 1.3 de la Circular Externa 011 de 1.995 de la Superintendencia Nacional de Salud)

• ¿Qué sucede si al trabajador se le prescribe una Incapacidad durante el disfrute de sus vacaciones?

Las vacaciones se suspenden y se reanudan cuando se finalice la Incapacidad.

• ¿Qué pasa si tengo una Incapacidad Laboral, pero no estoy afiliado a la seguridad social?

Si ocurre una Incapacidad de origen laboral y la empresa no tiene a su empleado afiliado a una EPS o ARL, la empresa deberá pagar la totalidad de la Incapacidad, y en caso de que el empleado no pueda rehabilitar o recuperar su plena capacidad, deberá pensionarlo.

• ¿El trabajador con contrato de prestación de servicios tiene derecho al pago de sus Incapacidades?

Sí, tiene derecho al pago de Incapacidades Laborales, siempre que este afiliado a seguridad social y haya pagado las cotizaciones respectivas. La EPS solo reconoce las Incapacidades a partir del día 3, los dos primeros días los asume el contratista porque el contratante no tiene la obligación de hacerlo.

• ¿Cuál es el plazo que tienen las EPS para pagar las Incapacidades Laborales?

Las EPS cuentan con 20 días hábiles para pagar las Incapacidades Laborales a que tenga derecho el trabajador y que sean de origen común. Cuando el cotizante presenta el reconocimiento de la Incapacidad, la EPS tiene 15 días hábiles de plazo para autorizarla, por lo que una vez autorizadas, se podrá extender hasta 5 días hábiles más para pagarlas.

La EPS o entidad adaptada que no cumpla con el plazo definido para el reconocimiento y pago de las prestaciones económicas, deberá realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios al aportante, de acuerdo con lo definido en el artículo 4 del Decreto Ley 1281 de 2002

IBC Parafiscales

Para el cálculo de aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de compensación) se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina, sin incluir el valor pagado por Incapacidades, ya que se considera que este valor no tiene naturaleza de salario, sino de prestación/auxilio económico.

IBC ARL

Para el cálculo de aportes a la Aseguradora de Riesgos Laborales (ARL) se toman en cuenta los conceptos de ingresos que hagan base en el mes de la nómina, sin incluir el valor pagado por Incapacidades, ya que estas no se tienen en cuenta según lo indicado por el artículo 2.2.4.2.1.6 del Decreto Único Reglamentario 1072 del 2015.

Como funciona la Licencia de Maternidad

Como funciona la Licencia de Paternidad

• Condiciones para el reconocimiento y pago:

1. Haber efectuado aportes durante los meses de gestión de la madre Reconocimiento proporcional.
2. Cuando el empleador o beneficiario no haya realizado el pago oportuno de las cotizaciones.

El cumplimiento de las obligaciones de seguridad social implica el pago oportuno de contribuciones a la seguridad social, como el seguro de salud, la pensión y el seguro de desempleo. Esto garantiza que los empleados estén protegidos y tengan acceso a beneficios importantes en caso de enfermedad, lesión o jubilación.

En Russell Bedford, priorizamos el cumplimiento laboral y de seguridad social, entendemos la importancia crítica del cumplimiento laboral y de seguridad social para el éxito empresarial. Nuestro compromiso es ayudarte a cumplir con todas las obligaciones legales y asegurar un ambiente laboral justo, seguro y productivo para tus empleados.

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Escrito por:

Diana Lizeth Morales Criollo

Líder de Gestión Humana

Russell Bedford Cali