La Prima de Servicios es una prestación social que se origina y causa dentro de la relación laboral como contraprestación de los servicios prestados por los empleados a las compañías. En consecuencia el artículo 306 del código sustantivo del trabajo consagra la obligación del empleador a reconocer 30 días de salario por año laborado a cada uno de sus empleados distribuyendo el valor de manera semestral, el año gravable correspondiente de la siguiente manera:
- La mitad máximo hasta el 30 de junio. Y,
- La otra mitad dentro de los primeros 20 días del mes de diciembre.
¿Quién tiene derecho a la prestación económica de la Prima de Servicios?
Tiene derecho a la prestación económica por concepto de prima de servicios:
“Los trabajadores del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores por días o trabajadores de fincas y en general, a los trabajadores contemplados en el título III del Código Sustantivo del Trabajo o quienes cumplan con las condiciones de empleado dependiente”. (Cartilla laboral. Editorial Legis 2023. Bogotá, Pág. 109)
Las personas que devengan salario integral no cuentan con este beneficio en igualdad de condiciones que las personas de salario ordinario puesto que su valor prestacional, equivalente al 30% del monto de diez (10) salarios mínimos legales mensuales, es reconocido mes a mes. (C.S.T., art 132)
Para el 2023 el valor prestacional para las personas con salario integral es de $3.480.000 reconocido mensualmente, como ya se anotó.
Cabe aclarar que no tendrán derecho al reconocimiento de la prestación económica por concepto de prima de servicios las personas vinculadas mediante contrato por prestación de servicios o contrato de aprendizaje, debido a que no cumplen las condiciones para ser reconocidos como empleados dependientes de la compañía.
Base para calcular el valor de la Prima de Servicios
Para obtener el valor de la base correspondiente para el cálculo de la prima de servicios se debe incluir todo concepto constitutivo de salario de acuerdo a lo establecido en el artículo 127 del código sustantivo del trabajo, así como el auxilio de transporte legal que por mandato de la ley 1 de 1963 se debe incorporar como salario única y exclusivamente para efectos de liquidar las prestaciones sociales (C.S.T., art 127) (Ley 1/1963, art 7).
Adicional a lo anterior, se deberá excluir de la base el valor de los días de suspensión de contrato de trabajo a que haya lugar (C.S.T., art 51).
Con el fin de ejemplificar la forma de obtener el valor de la base para calcular la prima de servicios se plantean las siguientes situaciones:
Ejemplo 1:
El señor Carlos Aldana ingresó a la compañía el 17 de febrero de 2023 con un salario ordinario de $2.000.000 y en el transcurso del primer semestre tuvo recargos por valor de $350.000 así como también, fue merecedor de comisiones por valor de $7.000.000
Días laborados: 134
Sueldo: $2.000.000
Variable: $1.645.522
Auxilio de transporte: 140.606
Fórmula obtener el promedio variable
Variable * 30 / días laborados – días de suspensión del contrato
(7.000.000 + 350.000) * 30 / 134 = 1.645.522
Fórmula general para liquidar la prima de servicios
Sueldo + Auxilio de transporte + variable * días laborados – días de suspensión del contrato / 360
(2.000.000 + 140.606 + 1.645.522) * 134 / 360 = 1.409.281
Ejemplo 2:
La señora Carmen Rodríguez ingresó a la compañía el 10 de enero de 2023 con un salario ordinario de $13.000.000 y en el transcurso del primer semestre tuvo una licencia no remunerada por 10 días así como también 15 días de incapacidad por enfermedad general.
Días Licencia no remunerada: 10
Días de incapacidad: 15
Días laborados: 146
Sueldo: $13.000.000
Fórmula general para liquidar la prima de servicios
Sueldo + Auxilio de transporte + variable * días laborados – días de suspensión del contrato / 360
(13.000.000 * 161) / 360 = 5.813.889
Para efectos de liquidar la prima de servicios, no deben ser descontables los días de incapacidad, licencias de maternidad y paternidad puesto que no se trata de una suspensión de contrato de trabajo.
Cálculo de la Retención en la Fuente para la Prima de Servicios
Es importante tener en cuenta que el cálculo de la retención en la fuente en la prima de servicios dependerá del procedimiento de retención que se utilice.
Para el procedimiento 1, la retención en la fuente en la prima de servicios se debe de realizar de forma independiente descontando el 25% del ingreso laboral por concepto de renta exenta a que haya lugar y al valor resultante se le deberá aplicar la tabla para obtener el valor a retener (E.T., arts. 206 y 385).
Del mismo modo se deberá tener presente que para el año gravable 2023 el 25% del valor total de los pagos laborales se encuentra limitado por 790 UVT anuales equivalente a $33.505.480 de modo que es probable agotar este alivio en cualquiera de los dos períodos en que se liquida la prima de servicios, razón suficiente para traer a colación los escenarios con el propósito de visualizar su impacto. (E.T., art 206)
Ejemplo 3:
Se requiere calcular la retención en la prima de servicios del señor Andrés Rodríguez quien ingresó el 01 de enero de 2023 con un salario ordinario de $13.000.000 siendo el valor de la prima de $6.500.000
| Pago por prima de servicios. | 6.500.000 |
| Renta exenta del 25%. | 1.625.000 |
| Base sujeta a retención. | 4.875.000 |
| Base sujeta a retención en Uvt (2023) | 114,94 |
| Rango de la tabla de retención (E.T., art 385) | >95 hasta 150 |
| Porcentaje de retención | 3,79 |
| Retención en Uvt | 3,80 |
| Retención en pesos | 161.000 |
Ejemplo 4:
Se requiere calcular la retención en la prima de servicios del señor Andrés Rodríguez para la segunda mitad del año 2023 pero a esta ya no cuenta con el alivio otorgado por la renta exenta del 25% el valor de la prima es el mismo que en el caso anterior.
| Pago por prima de servicios. | 6.500.000 |
| Renta exenta del 25%. | – |
| Base sujeta a retención. | 6.500.000 |
| Base sujeta a retención en Uvt (2023) | 153,26 |
| Rango de la tabla de retención (E.T., art 385) | >150 hasta 360 |
| Porcentaje de retención | 10,91 |
| Retención en Uvt | 10,92 |
| Retención en pesos | 463.000 |
De acuerdo a lo anterior, se puede apreciar que a raíz de no poder imputar el alivio de la renta exenta del 25% en el segundo período de liquidación, la retención en la fuente sobre la prima de servicios tuvo un incremento de $302.000, por lo tanto, se hace necesario llevar un control periódico sobre el acumulado de exenciones imputadas en la retención en la fuente para poder determinar si puede o no imputar rentas exentas a la prima de servicios.
Para el procedimiento 2, el cálculo de la retención en la fuente en la prima es más práctico debido a que éste valor está incluido dentro del total de los pagos laborales y como este procedimiento cuenta con un porcentaje de retención fijo, se puede aplicar directamente al valor de la base sin tener que recurrir a la tabla de retención (E.T., arts 386 y 383).
Ejemplo 5:
Suponiendo que le consultan hallar el valor de la retención en la fuente por concepto de prima de servicio para el procedimiento 2 de una persona con salario de $8.000.000 y auxilios no constitutivos de salario de $3.000.000 para el período comprendido del 01 de enero al 30 de junio de 2023.
Lo primero que se debe hacer es calcular la base de la retención en la fuente de esta persona sin incluir el valor de la prima de servicios, con el propósito de apreciar el efecto en rentas exentas del 25% y 40%, así como el incremento en el valor de la base líquida de retención al incluir el valor de la prima dentro del total de los pagos laborales.
| Pago por Salario | 8.000.000 |
| Pago por auxilios no constitutivo de salario | 3.000.000 |
| Descuento por seguridad social | 720.000 |
| Pago por prima de servicios. | 0 |
| Renta exenta del 25%. | 2.570.000 |
| Renta exenta del 40%. | 4.112.000 |
| Base sujeta a retención. | 7.710.000 |
| Base sujeta a retención en Uvt (2023) | 182 |
| Rango de la tabla de retención (E.T., art 386) | Porcentaje fijo de retención |
| Porcentaje de retención | 20% |
| Retención en Uvt | 36 |
| Retención en pesos | 1.542.000 |
Después de liquidar el valor correspondiente a la prima de servicio del primer período, el valor que resulte se debe incorporar dentro del total de los pagos laborales con el fin de obtener el valor de la base líquida gravable.
| Pago por Salario | 8.000.000 |
| Pago por auxilios no constitutivo de salario | 3.000.000 |
| Descuento por seguridad social | 720.000 |
| Pago por prima de servicios. | 4.000.000 |
| Renta exenta del 25%. | 3.570.000 |
| Renta exenta del 40%. | 5.712.000 |
| Base sujeta a retención. | 10.710.000 |
| Base sujeta a retención en Uvt (2023) | 253 |
| Rango de la tabla de retención (E.T., art 386) | Porcentaje fijo de retención |
| Porcentaje de retención | 20% |
| Retención en Uvt | 51 |
| Retención en pesos | 2.142.000 |
Concluyendo, se observa que en el procedimiento 2 para calcular el valor correspondiente a la retención en la fuente por concepto de prima de servicios se aplica tanto la renta exenta del 25% como la del 40% (limitada por 1340 UVT anuales E.T., art 336), razón por la cual se logra obtener una retención en la fuente sobre la prima de servicios por valor de $600.000 y no de $1.314.000. Este último como resultado de la hipótesis de no contar con el alivio generado por la renta exenta del 40% en el procedimiento 2.
Escrito por:
Jhon Jairo Lozada Murillo
Asistente Nomina
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