En la lucha por prevenir los actos de corrupción, la Ley 2195 de 2022 fortalece la responsabilidad de las personas y estructuras jurídicas frente a estos actos y señala en su artículo 12 la obligación de las compañías de adoptar medidas de debida diligencia, incluso si no están obligadas a contar con un sistema de prevención de estos riesgos, así:
“…La Entidad del Estado y la persona natural, persona jurídica o estructura sin personería jurídica o similar, que tenga la obligación de entregar información al Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB), debe llevar a cabo medidas de debida diligencia que permitan, entre otras finalidades, identificar el/los beneficiario(s) final(es)…”
Por lo expuesto, se resalta que, en Colombia, todas las empresas y organizaciones están obligadas a inscribirse en el Registro Único de Beneficiarios Finales, por lo que las directrices impartidas a continuación aplican para todas las compañías.
En virtud de lo anterior, la norma señala que dichas medidas de debida diligencia deben, por lo menos, atender los siguientes aspectos:
- Identificar: a la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato estatal.
- Identificar: el/los beneficiario(s) final(es) y la estructura de titularidad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se celebre el negocio jurídico o el contrato, y tomar medidas razonables para verificar la información reportada.
- Solicitar y obtener información: que permita conocer el objetivo que se pretende con el negocio jurídico o el contrato a celebrar.
- Realizar una debida diligencia de manera continua: del negocio jurídico o el contrato, examinando las transacciones llevadas a cabo a lo largo de esa relación para asegurar que sean consistentes con el conocimiento de la persona natural, persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar con la que se realiza el negocio jurídico o el contrato, su actividad comercial, perfil de riesgo y fuente de los fondos.
Es importante mencionar que las empresas obligadas a cumplir el principio de debida diligencia, deben actualizar y conservar la información obtenida durante el tiempo que dure el negocio jurídico o el contrato, y al menos durante los cinco (5) años siguientes; contados a partir del 1 de enero del año siguiente en que se dé por terminado el negocio jurídico o el contrato estatal o efectuada la transacción ocasional.
Asimismo, se anota que, cuando la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar, o entidad del Estado sea liquidada, el liquidador debe conservar la información obtenida en aplicación del principio de debida diligencia durante al menos cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a la liquidación.
Las empresas vigiladas por la Superintendencia de Sociedades deberán acatar estas disposiciones; de lo contrario, y de no cumplir con los requisitos listados en la norma, se sujetarán a lo dispuesto en el comunicado denominado:
“Nuevas competencias de la Superintendencia de Sociedades – Régimen de Responsabilidad Administrativa de Personas Jurídicas – Ley 2195 de 2022 – Transparencia, prevención y lucha contra la corrupción”,
donde se informa que las sanciones previstas para las compañías inmersas en actos de corrupción o que falten a las obligaciones contenidas en la Ley 2195 de 2022 son las siguientes:
- Multa de hasta 200.000 SMMLV.
- Ordenar que parte de la multa se utilice para fortalecer los programas de Transparencia y Ética Empresarial.
- Interponer inhabilidades para contratar con el Estado.
- Publicación y promoción de la sanción impuesta hasta por cinco veces en los medios oficiales de la Superintendencia.
- Prohibición para recibir incentivos por parte del Estado.
- Remover funcionarios y administrativos de la sociedad.
La graduación de la sanción dependerá de las circunstancias agravantes o atenuantes del caso. Por ejemplo, el reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas se considera una situación atenuante, mientras que la utilización de medios fraudulentos o de una persona interpuesta para ocultar la infracción se considera una circunstancia agravante.
Por último, es importante mencionar que la Superintendencia podrá iniciar este proceso de oficio (por voluntad propia) o por solicitud de cualquier persona. Por ello, es fundamental acatar las disposiciones contenidas en la mencionada ley para evitar ser objeto de investigaciones y sanciones.
En Russell Bedford, brindamos asesoría legal especializada en Debida Diligencia, asegurando que su empresa cumpla con las disposiciones de la Ley 2195 de 2022.
Nuestro equipo experto le ayuda a identificar beneficiarios finales, verificar estructuras de titularidad y mitigar riesgos legales, evitando sanciones y fortaleciendo la transparencia empresarial.
Contáctenos para implementar un sistema de cumplimiento efectivo y proteger su organización.
Escrito por:
Alexandra Calle Henao.
Líder de Cumplimiento Servicios Legales.
Russell Bedford Medellín.
