La creciente digitalización de las actividades empresariales, la consolidación del comercio electrónico y la modernización del Estado han dado lugar a un nuevo paradigma jurídico en el que la tecnología se erige como elemento esencial para la validez y eficacia de los negocios comerciales.
En este escenario, los mecanismos de firma no convencionales se configuran como uno de los avances normativos más trascendentes de las últimas décadas en Colombia, al ofrecer un mecanismo alternativo que permite acreditar la voluntad de las partes en entornos digitales.
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Fundamento legal y principio de equivalencia funcional
Desde el año 1999, la legislación colombiana introdujo el principio de equivalencia funcional, el cual establece que la información que consta en un Mensaje de Datos, como, por ejemplo, un cruce de correos electrónicos, tiene la misma validez legal que aquella que consta en un documento físico.
Lo anterior quiere decir que, hoy, dos personas pueden suscribir un contrato y expresar su voluntad de obligarse desde cualquier parte del mundo, sin tener que recurrir a firmas manuscritas en documentos físicos.
Ahora bien, cuando dos empresarios deciden celebrar un contrato, es normal que, para efectos de soporte documental, opten por tener dicho contrato en Word o PDF (sin excluir otro software que permitan reproducir documentos).
Además, tener la “tranquilidad” de que ese documento es la “prueba” no solo de la existencia del negocio, sino de los términos del mismo, circunstancia en la que toma importancia la Firma Electrónica y la Firma Digital y su viabilidad en cada caso particular.
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La Firma Electrónica y Digital en el Derecho Colombiano
La Firma Electrónica comprende todos aquellos métodos como contraseñas, códigos, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que el método sea confiable y apropiado para el fin al que se destina.
En el día a día, prácticamente todas las personas (incluso sin tratarse de empresarios) recurrimos a firmas electrónicas. Cuando hacemos una transacción en un Cajero de una Entidad Financiera y digitamos la clave de 4 dígitos, esa combinación número constituye una Firma Electrónica.
En contextos corporativos, tenemos que, en el mercado, hay una gran variedad de plataformas de esta clase de firmas, que sirven para dejar soporte del acuerdo de voluntades y buscar conservar la integralidad de los documentos digitales: DocuSign, Adobe Sign, Autenti, ZohoSign, entre otros.
Por su parte, la firma digital, se caracteriza por el uso de procedimientos matemáticos y criptográficos que aseguran que el mensaje no ha sido alterado y que la identidad del firmante pueda verificarse mediante una clave única. Todo lo anterior, debidamente certificado por una Entidad de Certificación Digital habilitada por la Superintendencia de Industria y Comercio.
En este punto, el empresario deberá cuestionarse si recurre a una Firma Electrónica (implementando en su compañía un Software como ZohoSign, por ejemplo) o una Digital.
Lo cierto es que no hay un criterio uniforme, pero se puede afirmar que la Firma Digital, al intervenir en su generación una Entidad habilitada por el gobierno y un proceso técnico y aritmético; dispone de mayor grado de autenticidad.
Lo que supone que, en la implementación de la Firma Digital, el riesgo de una controversia legal en la cual deba entrar a demostrarse (incluso con ayuda de peritos) la confiabilidad en cuanto a que una persona que firmó sí es quien dice ser, es considerablemente menor.
Es decir, si bien ambas firmas son legalmente admisibles, la Digital tiene la capacidad de otorgar un mayor grado de seguridad.
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Casos Prácticos
Tratándose de contratos, es viable afirmar que, aunque la Firma Electrónica es más controvertible que la Digital, su aplicación, para este contexto (contractual) no genera tanta problemática.
Sin embargo, cuando nos ubicamos en materia de Títulos Valores (Pagaré, Letra de Cambio, etc.), por ejemplo, no ha sido tan pacífico el tema.
Si bien expresamente la ley no establece que, para efectos de la creación y/o circulación de los Títulos Valores Electrónicos o Des materializados, se debe implementar una Firma Digital (cuando, por ejemplo, se traspasa un Pagaré de una persona a otra), diversos pronunciamientos judiciales han sentado posiciones distintas (y hasta contrarias) respecto a esta circunstancia.
Basta con observar la posición del Tribunal Superior de Medellín, quien acogió la tesis en la cual la exigibilidad judicial de un Título Valor Digital deriva de que el mismo se encuentre administrado por una entidad administradora de valores autorizada por la Superintendencia Financiera y esto sea certificado.
Por su parte, el Tribunal Superior de Bogotá, al contrario, sienta una posición en la cual considera que una firma electrónica en el Título Valor es suficiente para predicar el ejercicio del derecho incorporado en este.
La adopción de la firma electrónica en Colombia representa un avance determinante para las empresas que buscan modernizar sus procesos, fortalecer la seguridad jurídica y optimizar la gestión documental en entornos digitales.
No obstante, la correcta elección entre firma electrónica y firma digital, así como su implementación en contratos, títulos valores o transacciones corporativas, exige un entendimiento claro del marco normativo y de los riesgos asociados.
Por ello, contar con una asesoría legal especializada para empresas resulta clave para garantizar soluciones tecnológicas alineadas con la legislación colombiana y con las necesidades particulares de cada organización.
