Diciembre representa para las organizaciones un período de evaluación, cierre y anticipación. Es el momento en el que se examinan los resultados del año que termina, se atienden con rigor las obligaciones legales vigentes y se planifican los ajustes necesarios para afrontar el nuevo período con solidez.
Un cierre estructurado no solo garantiza cumplimiento, sino que fortalece la confianza interna, previene contingencias y consolida una cultura organizacional basada en la responsabilidad y el orden.
Aquí te presentamos, de manera clara y directa, los deberes que no pueden quedar pendientes:
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Prima de servicios
El pago de la prima de servicios continúa siendo una de las obligaciones más representativas del sistema laboral colombiano. En diciembre, las empresas deben efectuar el pago correspondiente al segundo semestre, con fecha límite 20 de diciembre.
Es esencial revisar novedades de la nómina, incapacidades, licencias, variaciones salariales y el tiempo efectivamente laborado para garantizar un cálculo preciso.
Además, es recomendable documentar todas las validaciones y conservar soportes firmados por los trabajadores. Esto no solo disminuye riesgos de reclamaciones futuras, sino que demuestra una gestión responsable y alineada con la normativa.
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Entrega de dotación
La dotación de calzado y vestido de labor debe entregarse tres veces al año, siendo diciembre la última fecha del ciclo. Este beneficio aplica para trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos y hayan prestado sus servicios de manera continua por al menos tres meses.
La organización debe asegurar la entrega oportuna, registrar la recepción mediante formatos establecidos y verificar que la dotación cumpla con los criterios de calidad definidos para la labor desempeñada.
Este cumplimiento reafirma el compromiso con la protección mínima del trabajador y mantiene la coherencia con la tradición legislativa de bienestar laboral.
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Publicación semestral en Sistema Integrado de Información sobre Violencias de Género (SIVIGE)
Las disposiciones recientes, como la Ley 2365 de 2024, han reforzado la responsabilidad de las empresas en la gestión y divulgación de casos de acoso sexual laboral.
En diciembre, corresponde consolidar la información del segundo semestre y garantizar que las estadísticas —de quejas tramitadas, acciones adoptadas y resultados— se publiquen internamente y se reporten al SIVIGE en cumplimiento de los plazos reglamentarios (sea que haya o no haya habido casos).
Es fundamental asegurar la anonimización de la información, el adecuado archivo de soportes y la claridad de los canales utilizados para la divulgación. Este proceso fortalece la cultura de prevención, protege a las personas y evidencia acciones institucionales orientadas al respeto y al bienestar.
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Informe anual del Comité de Convivencia Laboral (COCOLA)
El Comité de Convivencia Laboral debe presentar a la alta dirección un informe detallado sobre la gestión del año:
- Actividades desarrolladas
- Capacitaciones internas
- Recomendaciones realizadas
- Solicitudes atendidas
- Acciones preventivas implementadas.
Este documento permite a la dirección identificar tendencias, reconocer avances y definir medidas para mejorar las condiciones relacionales dentro del entorno laboral. Además, constituye un insumo valioso para integrar acciones psicosociales dentro del Plan Anual del SG-SST.
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Plan Anual del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo exige que diciembre sea un mes de revisión meticulosa. Las organizaciones deben:
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- Aplicar la autoevaluación de estándares mínimos exigidos por la normativa.
- Determinar brechas y definir el plan de mejora del siguiente ciclo.
- Revisar los indicadores del año, como accidentalidad, incidentes, controles implementados, capacitación ejecutada y participación del personal.
- Actualizar la matriz de peligros y valorar nuevamente los riesgos si hubo cambios significativos en procesos o instalaciones.
- Elaborar el Plan Anual del SG-SST que regirá en el año 2026, con metas, recursos, responsables y cronograma.
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Preparación estratégica para el año 2026
Más allá de las obligaciones inmediatas, diciembre es propicio para analizar los cambios que marcarán el entorno laboral en el año 2026:
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Reducción progresiva de la jornada laboral
La transición hacia una jornada de 42 horas semanales impactará turnos, horas extras, logística operativa y modelos de productividad. Las empresas deben evaluar escenarios, ajustar turnos, analizar costos y actualizar su software de nómina.
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Mayor frecuencia de inspecciones administrativas
El Ministerio de Trabajo ha adoptado estrategias de inspección sin previo aviso. Por ello, diciembre es un momento adecuado para verificar contratos, dotación, reportes de nómina, higiene y seguridad, documentación del SG-SST y cumplimiento de obligaciones laborales.
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Cesantías e intereses
Aunque en febrero se consignan las cesantías, diciembre es apropiado para revisar saldos, proyectar valores y asegurar que estén listas las estructuras de pago para evitar ajustes apresurados en el nuevo año.
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Recomendaciones finales para un cierre ordenado
- Apoyarse en servicios profesionales especializados, como los que ofrece Russell, para asegurar una correcta interpretación de la normativa, una ejecución técnica adecuada y una visión preventiva que anticipe riesgos laborales, sancionatorios y operativos.
- Definir un cronograma con actividades, fechas y responsables.
- Integrar a los equipos de talento humano, contabilidad, SG-SST y cumplimiento normativo.
- Consolidar evidencias documentales actualizadas.
- Comunicar a los trabajadores las obligaciones cumplidas y los mecanismos de prevención vigentes.
- Vincular los resultados del año con la planificación del siguiente período.
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Acompañamos a tu empresa en el cierre del año con precisión y rigor
Contar con el respaldo de un abogado laboralista es hoy un factor estratégico para asegurar que cada obligación se ejecute de manera correcta y que la organización avance con plena solidez normativa.
En Russell Bedford nuestro equipo brinda una asesoría integral en obligaciones laborales, SG-SST, informes de gestión, actualización de procesos y preparación ante los cambios regulatorios que definirán el 2026.
Nuestro compromiso es que tu empresa concluya el año con precisión y comience el siguiente con un nivel superior de orden, solidez y confianza.
