Con el paso del tiempo, una adecuada gestión de una idea de negocio y algo de suerte, un negocio informal evolucionará de tal forma que se encontrará con la necesidad de cambiar su estructura.
Ante este evento, en muchas ocasiones se decidirá que la mejor opción y más conveniente será la constitución de una sociedad, que por lo general, será una Sociedad por Acciones Simplificada, S.A.S., por razones de ser sociedades menos robustas, más flexibles y ágiles.
La discrepancia inicial: Capital suscrito vs. realidad operativa
Ante esta situación, asegurarse que coincida la realidad social con la realidad del negocio suele ser engorroso, y actualmente los emprendedores en ocasiones deciden hacerlo de la manera más práctica, rápida y económica.
Sin embargo, de lo que no se percatan es que eventualmente la realidad social y la realidad subyacente son cada vez más lejanas, cuestión que cada vez generará más dificultad y dinero para su corrección.
La constitución de la sociedad es el momento en donde se encuentra la primera situación que genera diferencias, esto se da ante la pregunta, ¿Por qué valor debo constituir la sociedad? ¿Cuál será el monto del capital suscrito inicial de la sociedad?
Lo que con cierta habitualidad se decide es constituir la sociedad por un valor mínimo, el cual hará que el valor de constitución sea inferior, esto, teniendo en cuenta que el principal costo de constitución de una sociedad SAS es el impuesto de registro, valor que corresponde al siete por mil del capital suscrito.
Formalización legal vs. soporte material de la operación
Hecho esto, lo natural y obvio es pensar que la sociedad debe funcionar, por lo cual se realizan todos los trámites legales para su funcionamiento, tales como, expedición de facturación electrónica, nómina electrónica, actualización del RUT, registro en el RIT y demás, es decir, formalidades varias.
No obstante, donde se encuentra la diferencia principal es en el aspecto material, el desarrollo del objeto social y la actividad económica de la empresa.
La sociedad no cuenta con máquinas para producción en su activo, ni con inventario para su venta, razón por la cual, se comienzan a buscar formas sintéticas para normalizar esta situación; formas que, a veces, terminan siendo disímiles a las que representarían con veracidad la operación.
En ocasiones, se evidencian figuras como el aporte de bienes a la sociedad, utilizando la figura de la prima en colocación de acciones.
Uso de la prima en colocación de acciones
La prima en colocación de acciones no es más que el valor adicional, que se le reconoce a la sociedad, sobre el valor inicial de sus acciones, o nominal, por la gestión y la valoración del negocio en el tiempo.
Sin embargo, con frecuencia es una figura utilizada para aportar dinero y bienes a la sociedad, evitando un cambio no deseado en la composición accionaria y logrando una eficiencia tributaria; teniendo en cuenta que el impuesto a pagar por el registro de la prima consta del tres por mil sobre el valor de la prima, a diferencia del siete por mil, explicado anteriormente, en el caso del aumento del capital.
Distribución de utilidades: ¿Quién recibe qué?
Al término del ejercicio anual, llega el momento de la distribución de utilidades, se puede dar la situación, de acuerdo con la descripción anteriormente hecha, que la composición accionaria no coincida con la verdadera participación de los socios en el negocio.
Situación ante la cual, se advierte la necesidad de crear un justo título para la entrega del dividendo a cada uno. Lo primero que se debe hacer es revisar que todas las personas sean efectivamente accionistas, lo segundo hacer una repartición de utilidades aparentemente arbitrarias, que si bien son válidas, al ser potestativo una distribución distinta a la de la participación social por parte de la asamblea de accionistas siempre y cuando los estatutos no lo prohíban, es llamativa.
En todo caso, no deja de ser una figura inusual, que modifica las reglas de repartición de utilidades y hace perder la trazabilidad adecuada del proceso.
Liquidación de la sociedad: Implicaciones fiscales
Otro momento importante, es la eventual liquidación de la sociedad, en el proceso liquidatorio del contrato social, los pasivos deberán pagarse y posteriormente el valor resultante será asignado a los accionistas a título de remanente.
Esto es problemático, en tanto, en este ejemplo la sociedad fue constituida por un valor diferente al real, razón por la cual, en el momento de entregar el remanente, este deberá ser distribuido según la participación accionaria, y adicionalmente, el valor en que exceda el remanente al aporte inicial del accionista estará gravado con el impuesto de ganancia ocasional.
Otros ejemplos de incongruencia entre la realidad y lo formal
Los anteriores son algunos de los ejemplos prácticos de la incongruencia entre la realidad social y la realidad del negocio, o los acuerdos que hacen los accionistas no están descritos conforme a lo pactado o no están hechos como deben ser dentro de sus sociedades.
Como estos, hay muchos ejemplos, como puede ser una inversión en el exterior, una adquisición de un bien inmueble con valores distintos a los escriturados o pagos en efectivo por bienes o servicios que no pasan por la contabilidad.
Conclusión: Planeación y transparencia desde el inicio
En suma, se evidencia que este tipo de operaciones son deseconomías y no son recomendables, por el contrario, hacer y registrar correctamente las operaciones desde un comienzo hace que en el mediano y largo plazo se eviten conflictos.
Como conclusión se recomienda hacer una planeación adecuada desde el inicio, donde lo estipulado en el contrato social se identifique con la realidad, evitando así, conflictos societarios, tributarios y legales.
En Russell Bedford, brindamos asesoría integral en estructuración societaria, planeación legal y fiscal, y formalización empresarial, con el objetivo de alinear la realidad económica del negocio con su configuración jurídica.
Ayudamos a empresas a evitar riesgos legales y tributarios mediante la adecuada constitución de sociedades, manejo correcto de capital, acuerdos entre socios y cumplimiento normativo en cada etapa del ciclo empresarial, desde la creación hasta la eventual liquidación.
Si tu empresa necesita acompañamiento para garantizar coherencia entre lo que es y cómo está formalizado, contáctanos y conversemos.
