No es extraño que las áreas de talento humano o nómina reciban comunicaciones que generan inquietud. Una de ellas proviene del ICETEX, cuando solicita a una empresa descontar del salario de uno de sus trabajadores las cuotas adeudadas de un crédito educativo que se encuentra en mora.
La reacción inmediata suele estar acompañada de varias preguntas, como, por ejemplo:
- ¿Es legal realizar este descuento?
- ¿La empresa está obligada a hacerlo?
- ¿Puede negarse?
- ¿Qué consecuencias existen en caso de incumplimiento?
Aunque para muchos empleadores se trata de una situación poco frecuente, lo cierto es que la facultad del ICETEX para solicitar la retención de salarios tiene respaldo legal y constituye un mecanismo de recaudo que sigue vigente en nuestro ordenamiento jurídico. Sin embargo, su alcance, procedimiento y límites no siempre son conocidos por los equipos de nómina.
Por esta razón, resulta fundamental que las empresas comprendan cuándo procede esta medida, cuáles son sus obligaciones frente a los requerimientos de la entidad y qué aspectos deben verificar antes de efectuar cualquier descuento al trabajador.
A continuación, se explica en qué consiste esta facultad y se dan algunas recomendaciones prácticas que toda empresa debería tener en cuenta.
El fundamento legal de la retención salarial del ICETEX
La facultad del ICETEX para solicitar la retención de ingresos tiene respaldo legal en el artículo 16 del Decreto Ley 3155 de 1968. Esta norma autoriza a la entidad a requerir a empleadores públicos y privados que descuenten del salario de sus trabajadores las cuotas e intereses vencidos de los créditos educativos.
En consecuencia, cuando un beneficiario entra en mora, la empresa puede verse obligada a efectuar dichos descuentos y girar los recursos directamente al ICETEX.
¿Por qué es distinta a un descuento de nómina ordinario?
Lo que hace particular a esta figura es que opera por fuera del esquema que la mayoría de las empresas conoce, toda vez que, por regla general, un empleador solo puede descontar sumas del salario con autorización escrita del trabajador o por orden judicial, según el artículo 149 del Código Sustantivo del Trabajo.
La retención del ICETEX, en cambio, no exige una nueva autorización ni una sentencia, pues se entiende que el beneficiario aceptó esta posibilidad desde el momento en que firmó el contrato de crédito y el pagaré, documentos en los que normalmente autoriza el descuento por nómina en caso de incumplimiento.
Esta lectura ha sido respaldada por el Ministerio del Trabajo en sus conceptos y por la Corte Constitucional desde la Sentencia T-945 de 2001, que reconoció que el ICETEX puede acudir al descuento salarial sin intervención judicial previa para recuperar créditos vencidos, en tanto se trata de una entidad estatal con una función social y no de una entidad financiera que lucra con sus préstamos.
También es importante aclarar que esta medida no constituye un embargo ni hace parte de un proceso judicial o de cobro coactivo contra el trabajador. Se trata, en realidad, de un mecanismo administrativo de recuperación de cartera que opera en una etapa previa a cualquier actuación judicial.
El mínimo vital como factor determinante.
Cumplir con la solicitud del ICETEX no significa descontar automáticamente el valor que la entidad indique; antes de aplicar cualquier descuento, el empleador debe verificar que no se afecten los límites legales y constitucionales que protegen el salario del trabajador.
En Colombia, el salario mínimo es inembargable y solo el excedente puede ser objeto de descuento hasta en una quinta parte, conforme a los artículos 155 y 156 del Código Sustantivo del Trabajo y al artículo 53 de la Constitución Política. Por eso, en la práctica, la empresa debe hacer un cálculo previo para determinar cuál es el valor máximo que puede retenerse.
El siguiente ejemplo lo ilustra: Un colaborador devenga $3.600.000 y el salario mínimo mensual legal vigente para 2026 es $1.750.905; el cálculo del tope descontable será así:
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Concepto |
Valor |
| Salario mensual del colaborador | $3.600.000 |
| (−) Salario mínimo mensual 2026 | $1.750.905 |
| (=) Excedente del salario mínimo | $1.849.095 |
| Tope máximo descontable (1/5 del excedente) |
$369.819 |
Si la cuota solicitada por el ICETEX se encuentra dentro de ese límite, la empresa podrá aplicarla en su totalidad. Sin embargo, cuando el valor exceda el monto máximo legalmente descontable, deberá informar esta situación al Instituto para que ajuste el recaudo a los topes permitidos.
¿Qué ocurre si la empresa ignora la solicitud?
El mismo Decreto 3155 de 1968 contempla sanciones para los pagadores que incumplan el deber de retención. Aunque los montos originales hoy resultan simbólicos por el paso del tiempo, si se incumple, podría ser llamada a responder por las sumas dejadas de retener. La omisión, por tanto, no es una salida segura.
¿Cómo deben prepararse las empresas?
Para manejar adecuadamente estas solicitudes, es recomendable que las empresas adopten un procedimiento interno. Entre las principales acciones a considerar se encuentran:
- Verificar la procedencia de la orden: Confirmar que provenga del director, subdirector o funcionario delegado del ICETEX.
- Solicitar el respaldo documental: Pedir copia de la autorización de descuento o del pagaré suscrito por el trabajador.
- Calcular el límite legal: Determinar el tope descontable según el salario y el mínimo vital antes de aplicar cualquier cuota.
- Notificar al colaborador: Informarle el origen y el valor del descuento y orientarlo sobre las jornadas de normalización que ofrece el ICETEX.
- Reportar oportunamente los pagos: Remitir el soporte de la transacción y la plantilla de descuentos al correo dispuesto por la entidad.
- Documentar todo el proceso: Dejar trazabilidad de las comunicaciones y de los descuentos efectuados, como respaldo ante eventuales reclamaciones.
- Contar con acompañamiento especializado: Ante dudas sobre la procedencia o el cálculo del descuento, apoyarse en asesoría jurídica y laboral.
Conclusión
Las solicitudes de retención salarial del ICETEX suelen generar incertidumbre porque se apartan de las reglas habituales de los descuentos de nómina. Sin embargo, se trata de una facultad legal que los empleadores no pueden ignorar.
El reto para las empresas no está únicamente en atender el requerimiento, sino en resolverlo correctamente. Verificar la procedencia de la solicitud, respetar los límites que protegen el mínimo vital del trabajador y documentar adecuadamente cada actuación son aspectos esenciales para evitar contingencias laborales y garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable.
Estas solicitudes exigen una gestión cuidadosa por parte de las áreas de talento humano y nómina, que deben encontrar un equilibrio entre el deber de colaboración con el ICETEX y la protección de los derechos de sus trabajadores.
Preguntas frecuentes:
¿El ICETEX puede solicitar descuentos directamente al empleador?
Sí. Según el artículo, el ICETEX cuenta con una facultad legal para requerir a empleadores públicos y privados el descuento de cuotas e intereses vencidos de créditos educativos en mora.
¿La retención salarial del ICETEX es lo mismo que un embargo?
No. El artículo aclara que esta medida no constituye un embargo ni hace parte de un proceso judicial; se trata de un mecanismo administrativo de recuperación de cartera previo a actuaciones judiciales.
¿La empresa puede descontar cualquier valor solicitado por el ICETEX?
No. Antes de aplicar el descuento, la empresa debe verificar que no se afecte el mínimo vital y calcular el tope legal descontable sobre el excedente del salario mínimo.
¿Qué debería hacer una empresa al recibir una solicitud del ICETEX?
Debe verificar la procedencia de la orden, solicitar respaldo documental, calcular el límite legal, informar al trabajador, reportar los pagos y documentar todo el proceso.
Atender una solicitud de retención salarial del ICETEX exige más que aplicar un descuento en nómina: la empresa debe verificar la procedencia del requerimiento, respetar los límites que protegen el mínimo vital del trabajador y dejar trazabilidad de cada actuación.
En Russell Bedford Colombia, acompañamos a las organizaciones en la revisión legal y laboral de este tipo de solicitudes, para que puedan cumplir correctamente, reducir riesgos y tomar decisiones seguras desde sus áreas de talento humano y nómina.
