De acuerdo con la legislación laboral colombiana, se deben actualizar los certificados que afectan las deducciones para el cálculo de retención en la fuente por salarios, antes del 15 de abril del presente año. A continuación, se relacionan los documentos a ser actualizados:
1. Certificado de pagos por concepto de intereses o corrección monetaria originados en préstamos para adquisición de vivienda (El valor de esta deducción no puede exceder 100 UVT $ 4.979.900 en el mes, para el año 2025).
Cuando el certificado fue otorgado a ambos cónyuges, la deducción podrá ser solicitada en su totalidad en cabeza de uno de ellos, siempre y cuando se manifieste dicha solicitud que el otro cónyuge no lo ha solicitado. Es indispensable entregar el Certificado de la entidad bancaria del 2024.
2. Certificado de pagos por concepto de intereses y/o corrección monetaria o costos financieros originados en contratos de leasing habitacional. (El valor de esta deducción no puede exceder 100 UVT $ 4.979.900 en el mes, para el año 2025). Se debe entregar el Certificado de la entidad que otorga el Leasing Habitacional del 2024.
3. Certificado de pagos por concepto de medicina prepagada del trabajador, su cónyuge y hasta dos hijos (El valor de esta deducción no puede exceder de 16 UVT $796.784 en el mes, para el año 2025). Se debe presentar el Certificado de la entidad prestadora de salud por los pagos efectuados en el 2024.
4. Deducción por concepto de “Personas a Cargo” (10% de los ingresos brutos sin exceder de 32 UVT $1.593.568 para el año 2025): se consideran dependientes los hijos, el cónyuge o compañero permanente, o los padres y hermanos del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia.
Aplica en los siguientes casos:
- Hijos del colaborador que tengan hasta 18 años, se debe anexar copia del registro civil de nacimiento.
- Hijos de 18 a 23 años estudiando en instituciones de educación superior certificadas por la autoridad correspondiente. (anexar registro civil y certificado de la institución, o recibo de pago del semestre, año o trimestre actualmente cursado).
- Hijos mayores de 23 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos. (anexar certificación médica, registro civil de nacimiento y fotocopia del documento de identidad).
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos (anexar certificación médica, registro civil de matrimonio y/o declaración de unión marital de hecho, fotocopia del documento de identidad, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional).
- El cónyuge o compañero permanente del contribuyente que se encuentren en situación de dependencia por ausencia de ingresos o ingresos en el año menores a 260 UVT. (anexar registro civil de matrimonio y/o declaración de unión marital de hecho, fotocopia del documento de identidad, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional).
- Los padres y/o hermanos del contribuyente que se encuentren situación de dependencia por ausencia de ingresos o ingresos menores en el año a 260 UVT. (anexar certificación firmada por contador público, fotocopia de la Tarjeta Profesional, fotocopia del documento del dependiente).
- Los padres y hermanos del contribuyente que se encuentren situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos (anexar certificación médica, certificación firmada por contador público y fotocopia de la Tarjeta Profesional, fotocopia del documento del dependiente).
La información anterior es importante actualizarla y presentarla a su empleador antes de la fecha indicada. Los documentos actualizados permiten disminuir la base sujeta a retención en la fuente, lo que puede resultar en una menor retención mensual para que su retención en la fuente por pagos laborales no se incremente. Recuerde la retención empieza a afectar cuando presenta ingresos superiores a 95 UVT ($4.730.905).
Igualmente, estos certificados aportan un beneficio, reduciendo la base de retención en la fuente a aplicar en el período comprendido entre abril de 2025 hasta marzo de 2026 o, hasta llegar a los topes de rentas exentas aplicables del 25% y 40% en la depuración de la retención en la fuente.
Reportar las deducciones suele ser más beneficioso para los colaboradores, ya que permite una mayor optimización fiscal y una reducción más significativa de la retención en la fuente. Sin embargo, cada caso es único y es recomendable evaluar la situación individual para determinar la mejor estrategia.
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